قبل از اینکه به بحث طراحی پورتال مدیریت دانش وارد شویم اجازه دهید تعریف اولیه ای از مدیریت دانش داشته باشیم. مدیریت دانش چیست؟ مدیریت دانش چرخه تولید، جمع آوری، سازماندهی و بازتوزیع دانش در سازمان با هدف رساندن دانش به صورت طبقه بندی شده به دست متقاضیان آن است.

 

با این تعریف طراحی پورتال مدیریت دانش، چه کمکی به این مفهوم در سازمان میکند؟
تولید دانش
دانش را اطلاعاتی میدانند که به صورت قاعده مند و نظام مند از کنار هم چیدن داده های اولیه بوجود آمده باشد، پورتال ها با جمع آوری و سازماندهی داده ها کمک شایانی در چرخه (داده، اطلاعات، دانش) هستند. با کمک پورتال ها میتوان داده ها را استخراج کرد. اطلاعات جدید و قاعده مند تولید کرد و از آن در تولید دانش بهره گرفت.
جمع آوری دانش
دانش چیزی است که نزد افراد است. دانش به صورت کلی مساله ای فردی است. اما چگونه میتوان یک مقوله فردی را در سازمان به کار گرفت. دانش سازمانی برآیند دانش افراد است. چنانچه نتوان برآیندی از دانش افراد درون سازمان ایجاد کرد، دانش سازمانی نیز وجود نخواهد داشت. طراحی پورتال مدیریت دانش به سازمان کمک میکند دانش پراکنده را با استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات مجتمع کند. دانش مجتمع شده را میتوان دانش موجود در سازمان نام نهاد اما باز هم با مفهومی به نام دانش سازمانی فاصله خواهیم داشت.
سازماندهی دانش
دانش مجتمع شده تا قبل از سازماندهی آن قابل استفاده نیست. پورتال های مدیریت دانش کمک میکنند تا با بررسی دانش مجتمع شده آن ها را از جهات گوناگون طبقه بندی نمود. امکان طبقه بندی های چند بعدی دانش ویژگی است که تنها از یک پورتال میتوان انتظار آن را داشت. با طبقه بندی چند بعدی میتوان به یک مفهوم ئانش محور از مسیرهای مختلف دسترسی پیدا کرد.
باز توزیع دانش
پورتال ها با دارا بودن ابزارهای به اشتراک گذاری در باز توزیع دانش بی رقیب هستند. ابزارهایی مانند جستجوهای هوشمند، سیستم های مدیریت محتوا، سیستم های اشتراک گذاری محتوا (Content Sharing)، ابزارهای تعاملی مانند گفتگوهای آنلاین، سیستم های آموزش الکترونیک و … پورتال ها را به فاتحان و پیشتازان بی رقیب مدیریت دانش تبدیل کرده است.