در گزارش «رهنمودهای وب سایت های دولتی» لازم دانسته شده است که در ارائه اطلاعات و خدمات از طریق وب سایت، کیفیت و تعهد سازمان همانند ارائه آنها به روشهای مرسوم باشد.
به این منظور مدیریت خدمات برخط، نیازمند درگیری افراد کلیدی مختلفی از بخشهای گوناگون سازمان از جمله بخش فناوری اطلاعات، امور عمومی، بخش بایگانی، و دیگر بخشهاست. از این رو پیشنهاد می شود یک گروه مدیریت این امر را برعهده گیرد. وظایف این گروه عبارتند از:
• تدوین اهداف وب سایت و تضمین رسیدن به آنها؛
• اطمینان از تامین منابع مورد نیاز وب سایت؛
• ارائه منابع اطلاعاتی و خدمات بر روی وب سایت؛
• ارزیابی و نظارت بر استفاده پذیری وب سایت؛
• تعیین اصلاحات اهداف خدمات و ارائه ابتکار عملهای جدید در رسیدن به این اهداف؛
• مدیریت محتوا و نیز تعیین فراداده ها در راستای خط مشی های سازمان؛
• تصمیم درباره حذف وب سایت.
علاوه بر این، برای اطمینان از تخصیص مناسب منابع و کسب منافع ممکن، توصیه می شود چارچوبی برای مدیریت وب سایت ایجاد شود. این ساختار، باید شامل توسعه و بازبینی منظم تمام برنامه های مربوط به وب سایت باشد. این طرحها عبارتند از:
• طرح خدمات برخط وب سایت؛
• طرح مالی؛
• طرح مدیریت ریسک؛
• طرح مدیریت اطلاعات (شامل نگهداری محتوا، روزآوری اطلاعات، آرشیوسازی، حذف، و …)؛
• طرح بازاریابی.
این چارچوب، باید مسئولیت بازبینی و نیز زمان‌بندی انجام و اتمام این فرایند را دارا باشد. بدون چارجوب مدیریت وب سایت، ارزش و مانایی وب سایت می تواند کاهش یابد. این چارچوب باید در آغاز کار حضور برخط در وب ایجاد شود.
نظارت نیز عنصری حیاتی در مدیریت یک وب سایت است. یک معیار اصلی در متفاوت بودن وب سایت موفق با وب سایت ناموفق، میزان نظارت بر وب سایت و میزان بهبود آن در راستای برآوردن خواستهای کاربران است. بازخورد مشتری نیز باید به عنوان یک شاخص اصلی در موفقیت یا شکست وب سایت دیده شود. میزانی که کاربران، اطلاعات وب سایت را مرتبط، کاربردی، مفید، به موقع، و با کیفیت می یابند، ارتباط مستقیمی با ارزش وب سایت دارد. سازوکار بازخورد، فرصتی برای کاربران فراهم می کند تا تامین کنندگان محتوا و طراحان وب سایت بدانند که به چه مواردی نیاز دارند. علاوه بر این، تمام مسائل و پرسشهای کاربران باید در زمان مناسب و به شکل تخصصی پاسخ داده شوند. بنابراین لازم است یک پست سازمانی برای انجام وظایف زیر در نظر گرفته شود:
• بررسی مسائل گزارش شده و پرسشهای کاربران؛
• ارسال آنها به فرد مناسب در سازمان جهت اقدام؛
• نظارت بر مناسب بودن اقدامات؛
• پاسخ گویی به کاربران در قالب زمانی تعیین شده.
این گزارش در بخش موضوعات مدیریتی وب سایت به اهمیت تحقیقات منظم و دوره ای می پردازد و بیان می کند که یک وب سایت مناسب، برای یک گروه خاص از مخاطبان هدف گزاری شده است، بنابراین دانستن آنچه که مخاطبان می خواهند، نیازمند تحقیقات است. بهبود مداوم وب سایت بر اساس نظرخواهیهای منظمی صورت می گیرد که از کاربران انجام می شوند. این نظرخواهی ها باید موارد زیر را مشخص کنند:
• مفید بودن اطلاعات و خدمات وب سایت؛
• اطلاعات و خدمات جدیدی که باید ارائه شود؛
• تعیین صفحاتی از وب سایت که حجم زیادی دارند و یا دیر بارگذاری می شوند؛
• میانگین زمان بارگذاری صفحات کلیدی وب سایت؛
• سهولت دست‌یابی به اطلاعات و خدمات مورد نیاز؛
• دسترس پذیری و استفاده پذیری؛
• بهبودهای پیشنهادی؛
• اطلاعات کاربران (شهروندان، سازمانها، و …).
رهنمودهای دیگری در خصوص مسائل راهبردی در پیاده سازی وب سایت ارائه شده است که تیم پروژه باید در تمامی مراحل به آنها توجه داشته باشند:
• مخاطب وب سایت: آیا روشن است که وب سایت برای چه کسانی طراحی شده است؟
• هدف وب سایت: آیا بیانیه هدف وب سایت وجود دارد و یا دلیل وجودی و حوزه فعالیت وب سایت روشن است؟
• اهداف: آیا وب سایت اهداف کمی و مشخص بیانیه هدف را برآورده می کند؟
• مشخصه های وب سایت: آیا درک روشنی از محدوده اطلاعات برای ارائه در وب سایت با در نظر داشتن محدودیتهای فنی و اداری سازمان وجود دارد؟
• اطلاعات دامنه: گستره و عمق اطلاعات در قلمروهای موضوعی ارائه شده در وب سایت چه میزان است؟
• ارائه وب سایت: عناصر شکل و محتوا در ارائه اطلاعات به کاربران چگونه است؟
نتیجه این است که اشتباهات زیادی در طراحی وب سایت ها و پورتال ها وجود دارند و اغلب سازمانها نیازمند ایجاد هماهنگی بیشتری بین طراحان وب و مدیران سازمان خود هستند. مرسوم ترین اشتباه در طراحی وب سایتهای دولتی، نبود پشتیبانی از راهبری وب سایت، ناهم خوانی در طراحی، زمان زیاد دریافت، عدم پشتیبانی از چند زبان در وب سایت، و صفحه های جدا افتاده است. برای حل این مسائل، لازم است یک سیستم برنامه ریزی استراتژیک در سازمانهای مسئول پیاده سازی دولت الکترونیکی تدوین شود. توسعه موفق وب سایت های بزرگ معمولا نیازمند رویکرد و همکاری چند جانبه است. از این رو یک برنامه ریزی استراتژیک مناسب می تواند موقعیت ذی‌نفعان را روشن کند و هماهنگی بین تولید وب سایت و سلسله وظایف مدیریتی سازمان را بهبود بخشد.
پیچیدگی آدرسهای وب نیز یکی از مشکلات وب سایت های دولتی است. از این رو لازم است که تا حد ممکن یادآوری و تایپ آنها ساده باشد. هر چند عناصر گرافیکی در یک وب سایت نیز مهم هستند، اما هسته بیشتر وب سایت ها محتوای آنهاست. وب، با رسانه های کاغذی و نیز تلویزیون تفاوت زیادی دارد. از این رو، نیازمند نوعی خاص از نگارش است که با دیگر رسانه ها تفاوت دارد.
دیدگاه خود را بنویسید