اگرچه با توجه به تنوع در طراحی و به کارگیری ERP در سازمان ها نمی توان کارکردهای استانداردی برای آن تدوین کرد، زیرا این سیستم ها اغلب به صورت خاص برای هر سازمان تهیه میشوند و حتی در مواردیکه بسته نرم افزاری آماده خریداری میشود، نیاز به اصلاح و تغییراتی در هماهنگی با ماهیت سازمان و کسب و کار وجود دارد، لیکن می توان کارکردهای عمومی این سیستم را به شرح زیر بیان کرد:
1- فروش و بازاریابی
در سیستم اتوماسیون نیروی فروش کارکردهایی از قبیل انجام فرآیند فروش، شاخص دریافت سفارش، مدیریت قرارداد، پیش بینی فروش و مدیریت سفارشات صورتحساب، انجام تحویل سفارش را میتوان به صورت برخط انجام داد. همچنین مدیریت ارتباط با مشتری در زمینه ثبت تعاملات مشتری با موسسه، نوع محصول سفارشی، شیوه سفارش و خرید، نحوه پرداخت خدمات مورد نیاز، پیشنهادات و شکایات میتواند انجام پذیرفته و به موقع از آن ها جهت تصمیم گیری بهره برداری شود.
2- برنامه ریزی تولید
کاهش دوره برنامه ریزی، اطلاع از فرآیندهای تولید، کسب اطلاعات بهنگام از فرآیند تولید، منابع مورد نیاز برنامه ریزی برخط تولید از برتری به کارگیری ERP در سازمان است.
3- تامین مواد
مدیریت مواد و پشتیبانی به هنگام از عملیات سازمان از ضرورت های ERP است. در این راستا، مدیریت سفارشات مواد، موجودی و عملیات انبار سبب بهینه سازی عملیات تامین شده و در نهایت به تسهیل فرآیند کار در سازمان می انجامد.
4- برنامه ریزی و کنترل کسب و کار
سازمان نیاز به برنامه ریزی جهت پیش بینی هزینه ها، درآمد، تحلیل سود، حسابداری و مالی و کنترل فرآیندهای کسب و کار دارد. ERP به صورت یکپارچه این امکان را فراهم مینماید تا سازمان بتواند به برنامه ریزی و کنترل بهتر بپردازد. قیمت تمام شده محصول هزینه های مواد اولیه، کنترل موجودی، محاسبه سود هریک از سفارشات و در کل ارزیابی عملکرد سازمان میتواند به سهولت و در هر زمان قابل انجام باشد.
دستاورهای ERP
سازمان ها دلایل متعددی برای بکارگیری ERP دارند، در زیر به پنج دلیل عمده اشاره میشود:
1- یکپارچگی اطلاعات مالی
مدیران ارشد نیاز به آگاهی از عملکرد سازمان دارند. یکی از ابعاد عملکردی سازمان، عملکرد مالی است. اطلاعات مالی مجموعه ای از اعداد و ارقام از عملکرد سازمان از جمله، درآمد، فروش، تعهدات و … است و از آنجایی که هر یک از واحدها اطلاعات مالی خود را دارند و با نگاه خود آن را تفسیر می نمایند، ERP با یکپارچه کردن داده ها، اطلاعات یکسان از کل سازمان در اختیار مدیران قرار می دهد.
2- یکپارچگی اطلاعات سفارش مشتریان
در ERP اطلاعات مشتریان از زمانی که سفارشات به سیستم وارد میشوند تا انجام سفارش و ارسال و تحویل کالا به وی و نیز تعاملات مالی به صورت یکپارچه نگهداری می شوند. با در اختیار داشتن این اطلاعات در یک بستر یکپارچه، به جای قرار گرفتن آن ها در چندین سیستم منفرد، مشتری به راحتی میتواند به رهگیری سفارش خود بپردازد و از جهت سازمان نیز هماهنگی میان واحدهای مختلف از جمله سفارشات، فروش، تولید، مالی و انبار به سهولت انجام می پذیرد.
3- استانداردسازی و سرعت بخشیدن به فرآیندهای سازمان (ساخت، تولید، ارسال و …)
استاندارد کردن فرآیندهای انجام کار و پی گیری آن ها از طریق یک نرم افزار یکپارچه، ناهماهنگی های میان واحدهای مختلف که در فرآیند کار مشارکت دارند را از میان برداشته و تعاملات میان واحدها با سرعت بیشنری انجام می شود.
4- کاهش موجودی
ERP گردش کار را تسهیل می نماید و فرآیند انجام سفارش را درون سازمان به طور چشمگیری ارتقا می بخشد. این امر می تواند به کاهش موجودی ملزومات تولید، هماهنگی ارسال به موقع نیازها در هریک از مراحل و نیز تحویل به موقع کالا به مشتری کمک نماید. آگاهی به موقع از نیازهای هر مرحله و برنامه ریزی به موقع تامین ملزومات، تاخیرها در مراحل را کاهش داده و در زمان مقرر می توان کالا یا خدمات را به دینفعان تحویل داد.
5- اطلاعات منابع انسانی استاندارد
از طریق ERP میتوان نقش و عملکرد منابع انسانی را در سازمان دنبال کرده و اطلاعات موثق و صحیح را برای تصمیم گیری در مورد منابع انسانی دریافت کرد.
ویژگی های ERP عبارتست از:
- طراحی پارندی، مشتمل بر کلیه وطایف کسب و کار، مالی، حسابداری تولید، …
- پایگاه داده تمرکزی که به مدیریت و سامان دهی اطلاعات می پردازد.
- وظایف یکپارچه که جریان اطلاعات را در بین آن ها امکانپذیر می نماید.
- بهترین شیوه انجام کسب و کار
- انجام کار ها در زمان واقعی
- امکان کار بر روی شبکه (اینترنت، اینترانت، اکسترانت)
مزایای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی
نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده سازی می توان انتظار داشت، کاهش هینه های عملیاتی نظیر کاهش هزینه های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد یکپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان
- پیاده سازی برنامه ریزی منابع سازمان با ایجاد ستون فقرات قوی از انباره داده ها را برای مدیریت امکانپذیر مینماید و به این ترتیب مدیر می تواند برای تصمیم گیری به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
دیدگاه خود را بنویسید