نگاهی به ERP یا سیستم مدیریت برنامه ریزی منابع سازمانی

آنچه امروز در فضای کسب و کار نوین مطرح است، جدا شدن از بخش بندی های سنتی و ساماندهی روند کارها به شکل وظیفه ای و حرکت به سوی فرآیند گرایی و یکپارچگی سازمان ها است. سیستم های سنتی هریک به صورت وظیفه ای توانستند بر کارایی بخش های وظیفه ای تاثیر به سزایی داشته باشند. لیکن جدایی و جزیره ای عمل نمودن آن ها عملا تعارضاتی در نمایش کارکردها و نتایج عملکردی سازمان بوجود می آورد و تصمیم گیری ها را با خطای قابل توجهی مواجه مینماید. در دنیای کسب و کار نوین، سیستم های سازمانی باید با یکدیگر ارتباط و بگونه ای طراحی شوند که در پیوند با هم بتوانند  در هر لحظه از فرآیندهای سازمانی  پشتیانی و نیازهای اطلاعاتی بخش های مختلف سازمان (در سطوح مختلف) را پاسخگو باشند.
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP تلاشی است در جهت یکپارچه سازی واحدها و امور یک سازمان در سیستمی رایانه ای واحد که بتواند پاسخگوی نیازهای خاص سازمان بوده و به پشتیبانی از واحدها بپردازد. ERP پاسخی است به نیازهای سازمان به نرم افزاری یکپارچه که بتواند همزمان نیازهای گروه های مختلف سازمان در اموری مانند منابع انسانی، مالی، تولید و پشتیبانی را پاسخ گوید و از آنجایی که هر واحد سیستم خاص خود را جهت پشتیبانی از عملیات به کار میگیرد، ERP این سیستم ها را از طریق به کارگیری بستر نرم افزاری خاص و پایگاه داده یکپارچه به یکدیگر مرتبط ساخته و به طبع آن هر واحد می تواند اشتراک داده و ارتباطات کاری با یکدیگر را سهل تر انجام دهد.
در یک سازمان سنتی، درخواست مشتری توسط واحدهای فروش دریافت و با انجام یک سری عملیات از طریق کاغذ به صورت فرم به گردش در می آید. هر بخش اطلاعات خود را از تقاضا دریافت و فرآیندی را به اجرا در می آورد تا در نهایت کالای مورد نظر مشتری تولید، بسته بندی و به وی تسلیم و یا ارسال شود. در این فرآیند علاوه بر طولانی شدن زمان انتقال داده ها در بین بخش ها، خطاهایی نیز در تکمیل فرم ها و یا انتقال آن ها از یک فرم به فرم دیگر پیش خواهد آمد و حتی اگر هر واحد از سیستم رایانه ای خاص خود استفاده نماید، باز هم انتقال اطلاعات بین واحدها و ورود آن ها به سیستم های متفاوت میتواند موجب بروز خطا و اتلاف زمان شود. به علاوه اطلاع از وضعیت سفارش و رهگیری آن در فرآیند کار از سوی مشتری عملا با مشکلات عدیده ای همراه خواهد بود.
ERP می تواند سیستم های مستقل موجود در سازمان (منابع انسانی، تولید، مالی، سفارشات، انبارداری، فروش و …) را از طریق نرم افزار یکپارچه ای متشکل از بخش های نرم افزاری مختلف که عملکردی مشابه سیستم های قدیمی را دارند، جایگزین نماید. اگرچه هر یک از واحد ها میتوانند امور مربوط به خود را انجام دهند، لیکن همزمان قادرند تا به اطلاعات مورد نیاز از دیگر واحدهای سازمانی نیز دست یابند. سیستم های ERP امروزه آنچنان انعطاف پذیرند که میتوانند با سیستم های موجود نیز این یکپارچگی را بوجود آورند.
در سازمان هایی که از ERP استفاده میشود این امکان به مشتری داده میشود که مستقیما سفارش خود را به سیستم وارد نماید. به محض ورود سفارش، همزمان همه واحدها میتوانند اطلاعات مشتری را دریافت و اقدامات لازم را انجام و همزمان تصمیم گیری نمایند. این امر موجب تسهیل در ارتباطات و نیز صرفه جویی در ارسال اطلاعات از یک واحد به واحد دیگر و شروع عملیات به صورت موازی گردد.
اگرچه  ERP در ابتدا به منظور پشتیبانی از عملیات درون سازمان و به عنوان سیستمی پشتیبان (Back Office) طراحی گردید. ولی امروزه این امکان وجود دارد که نقش ارتباطی سیستم های داخلی را با خارج از سازمان برقرار نماید. مثلا همزمان میتوان از دقیق بودن سفارشات وجود کالا در انبار یا در جریان ساخت و اعتبارات مشتری اطمینان حاصل کرد. ERP تواسته است سرعت، دقت، پاسخگویی، ارتباطات و مسئولیت پذیری بیشتر را برای سازمان به ارمغان آورد.
نرم افزار ERP برنامه ریزی، مدیریت و بهره برداری از کلیه منابع را در سازمان هماهنگ یا یکپارچه می نماید. این سیستم متشکل از مجموعه ای از برنامه های کاربردی است که عملیات جاری درون سازمانی سیستم ها مانند مالی، تولید، برنامه ریزی مدیریت کالا را مکانیزه مینماید تا سازمان بتواند اموری مانند انجام سفارشات و یا درخواست خدمات را به انجام برساند.ERP قادر است تا منافعی مانند ارتقاء کیفیت، کارایی و سود آوری را برای سازمان به ارمغان آورد.
سازمان هایی که مایلند از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده کنند، میتوانند از طریق یکپارچه نمودن سیستم های خود و تکامل برنامه های کاربردی در جهت پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی خود اقدام نمایند. انتخاب دیگر که معمولا سریعتر انجام میشود، بهره گیری از سیستم های برنامه ریزی منابع آماده است مانند آنچه شرکت SAP که بزرگترین شرکت ارائه دهنده راه حل سیستم های یکپارچه است، طراحی نموده است. مثلا SAPR/3 نرم افزاری است که به صورت یکپارچه بیش از هفتاد بخش اند فعالیت های کسب و کار را پوشش میدهد. شرکت هایی مانند Oracle، People soft و Computer Associates نیز محصولات مشابه SAP ارائه میدهند. کلیه این محصولات بر پایه وب است. البته شرکت هایی نیز هستند که این محصولات را به صورت Customize شده تولید و ارائه مینمایند.
همانگونه که بیان شد سیستم مدیریت برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP سیستمی متشکل از زیرسیستم هایی به منظور مدیریت فعالیت های جاری سازمان است. مثلا برای هر یک از شرکت های تولیدی، این سیستم میتواند شامل ماژول های برنامه ریزی تولید، مدیریت مواد، ثبت سفارشات فروشی، هماهنگی ارسال کالا و خدمات پس از فروش بشود. ویژگی این سیستم این است که از طریق یک پنجره با رابط کاربر میتوان با کلیه زیرسیستم ها ارتباط برقرار کرد.
تا کنون دو نسل از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ارائه شده است. نسل اول این سیستم بر فعالیت جاری درون سازمانی که ماهیتا تکراری هستند تاکید دارد. از طریق سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی نظم لازم در فرآیندهای سازمانی به وجود می آید و لذا میتواند  کاربردی از فناوری  در سازماندهی محیط درون کسب و کار تلقی شود. از این طریق میتوان به پشتیبانی مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار  پرداخت و تغییرات را به سرعت عملیاتی کرد و از فعالیت های تکراری رهایی یافت.
اگرچه دستاوردهای ERP میتواند برای سازمان قابل توجه باشد لیکن استقرار آن در سازمان فرآیندی پیچیده ای دارد که در عمل سازمان را به اقداماتی زیربنایی در تعریف فرآیندها و گاهی نیز تعبیر یا حذف فرآیند های جاری سازمان وا میدارد.
در اواخر دهه 1990 سیستم ERP در فرآیند زنجیره تامین به مشتریان و تامین کنندگان نیز گسترش یافت. این سیستم های توسعه یافته در تعاملات مشتری و نیز مدیریت روابط با تامین کنندگان و فروشندگان بکار گرفته شدند و لذا نگاه درون سازمانی این سیستم به عناصر خارجی سازمان نیز معطوف گردید.
اولین نسل ERP به معنی حمایت کامل از زنجیره تامین نبود، حتی زمانی که روابط مشتریان و تامین کنندگان نیز در آن لحاظ میگردید. تمرکز ERP بر محور تعاملات سازمانی بود و لذا به مدل های رایانه ای نوینی نیاز بود تا بطور برخط و سریع تغییر در موجودی ها، سفارشات، نیروی کار و ظرفیت تولید را نشان دهد و بتواند تجارت الکترونیک و دیگر کاربردهای نوینی را پشتیبانی نماید، این کمبود توسط نسل دوم ERP برطرف گردید.
نسل دوم که به ERP II  شناخته مشود با هدف تعادل سیستم های اطلاعاتی موجود به منظور رشد کارایی در انجام تعاملات، کمک به تصمیم گیری و انتقال فرآیندهای جاری در محیط تجارت الکترونیک ارائه گردید. گزارشات سیستم های نسل اول، برنامه ریزان را در تعاملات کسب و کار، هزینه ها و عملیات مالی پشتیبانی مینمود. گزارشات نشان دهنده تصویر لحظه ای از وضعیت جاری کسب و کار بود و نمیتوانست از برنانه ریزی مستمر که از ضروریات برنامه ریزی زنجیره تامین بود پشتیبانی کند. در برنامه ریزی زنجیره تامین نیاز به تصویری مستمر از.بکارگیری  فرآیندهای زنجیره است. بدین صورت که با هر رخدادی برنامه متناسب با ان تغییر نماید. بکارگیری ERP نسل اول هدایت زنجیره با اطلاعات گذشته بود، در حالی که در دنیای کسب و کار نوین هر رخدادی در لحظه میتواند بر فرآیندهای کاری سازمان موثر باشد و نیاز به تغییر را الزامی نماید.
محدودیت ERP نسل اول موجب گردید که سازمان ها به سوی نرم افزایهای مدیریت زنجیره تامین روی آورند لیکن پس از ورود نسل دوم ERP براحتی نرم افزارهای زنجیره تامین با آن ها ترکیب و به صورت یکپارچه فرآیند کسب و کار را پشتیبانی می نمایند. ترکیب این دو دسته، سازمان را قادر مینماید تا تحلیل هایی را به منظور اخذ تصمیم در کارکردهای زنجیره تامین قبل از اجرا انجام دهد. بنا براین میتوان ادعا کرد که قدرت سیستم های زنجیره تامین در جهت تکمیل ERP به کارگرفته شد تا به پشتیبانی هوشمند تصمیمات سازمانی بیفزاید. در سیستم های نوین ERP II امکانات نرم افزاری سیستم ارتباط با مشتری (CRM) نیز لحاط گردیده است که توانمندی های خاصی را به سازمان های نوین از نظر تحلیل و پیش بینی می بخشد.