معماری فرایند سازمانی چیست؟

معماری فرایند سازمانی چیست؟

معماری فرایند سازمانی آن چیزی است که به صورت مکتوب و یا به شکل نمودار، زنجیره های ارزش و فرایندهای کسب و کار را ارائه داده و توسط واحدهای مختلف سازمان اجرا می شوند. این فرایندها شامل فرایندهای اصلی، پشتیبانی و مدیریتی می باشند. معماری فرایند سازمانی به صورت شفاف بیان می کند که یک ارزش در کجا ایجاد شده و فرایندها، تنظیمات، استراتژی ها، اهداف و ساختارهای سازمانی مرتبط با آن کدامند.

نکته: به صورت کلی معماری فرایند سازمانی ، هماهنگی بین فرایندهایی را نمایش می دهد که ساختاری تکرارپذیر داشته و قابلیت مکانیزه شدن، اندازه گیری و تحلیل داشته باشند. به خاطر داشته باشید که بسیاری از فرایندهایی که در سازمان اجرا می شوند در هماهنگی با سایر فرایندها نبوده و مدیریت این قبیل از فرایندها عنصر مهمی است که در آینده بایستی توسط BPM به آن پرداخته شود.

در معماری فرایندهای کسب و کار یک ساختار سلسله مراتبی برای توصیف فرایند و منظرهایی که مستقیما با آنها مرتبط هستند ایجاد می شود. این معماری از نگاشت سطح بالای فرایند (زنجیره های ارزش افزوده) که دید مفهومی کسب و کار را بیان می کند شروع شده و تا پایین ترین سطح که جزییات جریان های کاری، وظایف و ارتباط آنها با نقش ها، سازمان، داده ها و سیستم های IT را بیان می کند، ادامه می یابد.

معماری فرایندهای کسب و کار بیان می کند که چگونه مدلهای فرایندهای کسب و کار را با تفکیک و بخش بندی به قطعات قابل مدیریت متصل به هم، به صورت عمودی ساختار بدهیم. و چگونه آنها را به صورت افقی در یک ساختار سلسله مراتبی سزمان دهی کنیم تا هر مدل به سطوحی که جزییات بیشتری را بیان می کند، تجزیه شود.

معمولا معماری فرایندهای کسب و کار می تواند بسته به اندازه سازمان بین 4 تا 6 سطح داشته باشد.

تفکیک عمودی

یعنی تفکیک به قطعات قابل مدیریت که به هم متصل هستند. در این حالت به جای رسم یک مدل بسیار بزرگ که کل فرایند را در بر می گیرد، آن را به تعدادی مدل متصل به هم می شکنیم.
نکته: بهتر است تفکیک مدلهای موجود از نقاطی انجام شود که شرایط زیر را داشته باشد:

–    حداقل ارتباط با سایر قسمتهای مدل
–    ارتباط با رویدادها باشد نه قاعده ها
–    حداقل استفاده از حلقه ها
–    یک مفهوم مستقل کاری

تفکیک افقی

به معنی تفکیک به یک ساختار سلسله مراتبی برای تجزیه به مدلهایی با جزییات بیشتر در سطوح پایین تر. در این حالت برای تفکیک مدلها در معماری فرایند سازمانی کسب و کار علاوه بر تعداد سطوح، به نوع سطوح نیز باید توجه شود. سه نوع سطح کلی وجود دارد:

مفهومی: از دیدگاه کسب و کار

فرایند: ساختار کلی که بیان می کند کسب و کار چگونه عمل می کند.

روال و جریان کار: جزییت هر وظیفه مشخص

در معماری فرایند سازمانی هر یک از این سه نوع سطح ممکن است در یک یا چند سطح بیان شود.

چارچوب فرایند

فرایندهای هر سازمان معمولا به 3 دسته کلی تقسیم بندی می شوند: فرایندهای اصلی (آن دسته از فرایندهایی که ارتباط مستقیم با کسب و کار سازمان دارند)، فرایندهای پشتیبانی و فرایندهای مدیریتی (دارای ارتباط غیرمستقیم با کسب و کار سازمان). هر 3 دسته از فرایندها می توانند در زنجیره ارزش بزرگتری که به نام چارچوب فرایند شناخته می شوند به اجرا درآیند. فرایندهای اصلی یک سازمان آنهایی هستند که برای مشتری ایجاد ارزش می کنند از قبیل معرفی محصول جدید، زمان ثبت سفارش مشتری تا ارسال آیتم سفارش شده و زمان سفارش یک محصول/خدمت تا پرداخت وجه آن. فرایند پشتیبانی نیز شامل تامین منابع و پرسنل مورد نیاز سازمان و مدیریت این منابع شده و فرایندهای مدیریتی نیز عبارتند از پشتیبانی از مسایل استراتژیک و برنامه ریزی کلان. حاصل جمع این 3 دسته از فرایندها موجب شکل گیری معماری فرایند سازمانی شده و تمامی فعالیتهای سازمان را در بر می گیرد.

متدولوژی های فرایند

برای ساخت چارچوبهای فرایند و تنظیم آنها در معماری فرایند سازمانی بایستی از یک متدولوژی مناسب استفاده کرد. همانگونه که قبلا نیز عنوان گردید متدولوژی فرایند برای توصیف و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار استفاده می شود. متدولوژی های فرایند معمولا به عنوان روشهای بهبود فرایند نیز شناخته می شوند زیرا بهبود عملکرد فرایندها بسیار فراگیر و مطلوب بوده و برای سازمانها جذابیت ویژه ای را به همراه دارد. اما متدولوژی های موجود فرایند از قبیل SCOR، ناب، شش سیگما و غیره کارهای بیشتری نیز انجام می دهند. اینها نه تنها مبانی تعریف و بهبود را فراهم می سازند، بلکه رویکرد فراگیری را برای پیوند بین نیروی انسانی، فرایند و تکنولوژی مورد استفاده در راستای ایجاد ارزش تامین می کنند.

نکته: همه متدولوژی های فرایند شبیه به هم نبوده و متناسب با اندازه و سایر ویژگی های سازمان متغیر می باشند. انتخاب یکی از این متدولوژی ها برای سازمان یکی از مهمترین و دشوارترین وظایف محسوب می شود. بهترین متدولوژی بایستی بر اساس نوع، اندازه، شرایط و عوامل فرهنگی سازمان انتخاب شود.

چرخه عمر فرایند

هدف تمامی فرایندها دستیابی به ثبات و پیشرفت مداوم و در نهایت رسیدن به نقطه ای است که بالاترین بهره وری را داشته باشند.
مدیران فرایند برای رسیدن به این هدف و ماندن در بالاترین نقطه بهره وری بایستی پروژه هایی را تعریف و اجرا کنند که طی آن وضعیت فرایند تحلیل شده و بر اساس آن بهبودهای مداومی حاصل گردد. شرایطی که طی آن عملکرد یک فرایند از حالتی به حالت دیگر تغییر پیدا می کند چرخه عمر فرایند نام دارد.

چرخه عمر فرایند بر اساس ترکیبی از شرایط کسب و کار و متدولوژی فرایند تعریف می شود. متدولوژی های مختلف فرایند از قبیل ناب و شش سیگما دارای فازهای اجرایی متفاوتی هستند.

نوشته شده در طراحی سایت