مدیریت مالی در پروژه های فناوری اطلاعات

مدیریت مالی در پروژه های فناوری اطلاعات

مدیریت مالی در پروژه های فناوری اطلاعات و همچنین بنیانگذاری و هدایت هر کسب و کاری، فارغ از آن که فروش کالا یا ارایه خدمت باشد، همواره 2 هدف بنیادین را دنبال می کند: سودآوری و بقا.

هر چند اگر سازمان های مردم نهاد و خدمت رسان ماموریتی را در جمع کسب و کارها پذیرا باشیم، در آن صورت هدفی با عنوان برآورده سازی مسوولیت های اجتماعی را نیز می توان به این فهرست افزود، اما بدون فراهم آوردن هدف تداوم بقا و به دور از تحصیل سود، حضور بنگاه های اقتصادی حتی قابل تصور نیز نخواهد بود. از سویی دیگر، سود و بقا به گونه ای در هم تنیده اند که هر کنشی در کسب و کار، قطعا بر هر دو آنها اثر می گذارد؛ اما می توان گفت که عموما مخاطرات مترتب بر سود در کوتاه مدت و تهدیدهای بقا در بلندمدت متجلی می شوند.

مدیریت منابع سازمان

چارچوب ITIL برای مدیریت منابع سازمان های ارایه دهنده سرویس، در جهت تحصیل سود و تامین بقا، فرایندهای متعددی پیش بینی کرده که مدیریت مالی یا Financial Management یکی از آنهاست. این فرایند، که حضور پرنقش آن در گام راهبرد سرویس مشهود است، باید اطمینان حاصل کند که در طول چرخه حیات سرویس، سه فعالیت مالی، به درستی طرح ریزی، اجرا و هدایت می شوند: بودجه ریزی، حسابداری و صدور صورت حساب خدمات. هر چند نمود عینی مدیریت مالی در سرویس، در انجام این سه عمل است، اما خروجی های هر کدام از آنها، با روش ها و تعاملات متفاوتی حاصل می شود. Financial Management از طریق مدیریت و طرح ریزی بودجه مالی برای تک تک سرویس ها، تامین منابع مالی موردنیاز برای هر خدمت را در قالب اعتبارات بودجه ای، تضمین کرده و به این روش اطمینان حاصل می شود که سرویس های طراحی شده و در دست اجرا، بنا بر دلایلی همچون کافی نبودن بودجه، دچار شکست یا گسست نمی شوند. همچنین برای اطمینان از سودآوری خدمات – برابر آنچه پیش بینی شده است – مبادرت به تهیه گزارش های تحلیلی از نتایج خدمات با تمرکز بر خروجی های مدیریت مالی در پروژه های فناوری اطلاعات می شود. خروجی این گزارش ها برای تداوم یا تغییر در سرویس ها، تصمیم سازی می کند. با تحلیل درآمدهای هر سرویس، به صورت مستمر، تطابق دستاوردهای هر سرویس با اهداف مالی آن بررسی شده و راهبردهای متناسب برای بهبود خدمات سازمان، پیشنهاد می شود. در نهایت این فرایند، با صدور صورت حساب خدمات بر اساس قرارداد هر مشتری، وصول درآمدهای سرویس ها را تسهیل و پیگیری می کند.

مدیریت مالی در پروژه های فناوری اطلاعات برای استخراج خروجی سرویس ها

فرایند مدیریت مالی در پروژه های فناوری اطلاعات برای استخراج خروجی سرویس ها و به روز نگاه داشتن اطلاعات آنها، باید ارتباطات داده ای مدون، برخط و پویایی با فرایندهایی همچون مدیریت Portfolio خدمات، مدیریت تقاضا و مدیریت ارتباط با ذینفعان، طراحی و مدیریت کند تا به این ترتیب از پس وظایف بودجه بندی، حسابداری و صدور و ارایه صورت حساب برآید. به خاطر داشته باشیم که خلق ارزش برای مشتری، زمانی موفق ارزیابی می شود که موجب تقویت بنیه سازمان سرویس دهنده – در جهت تداوم خدمات – نیز بشود یا به عبارت دیگر، هنر سرویس مدیریت شده، طراحی و هدایت بازی برد-برد است.

نویسنده: نیما میربابایی، هفته نامه عصر ارتباط و طراحی سایت