سازمان مجازی چیست؟

فناوری اطلاعات توانسته است بر محدودیت زمان و مکان فایق آید و سازمان مجازی را به یک واقعیت تبدیل نماید. مفهوم مجازی دلالت بر چیزی دارد که در واقعیت وجود ندارد. بنا براین در یک تعریف ساده، سازمان مجازی عبارت است از:
شبکه ای از سازمان ها که با بهره مندی از فناوری اطلاعات به اشتراک مهارت ها، هزینه و دسترسی به بازارهای مختلف می پردازند را سازمان مجازی گویند.

از جنبه دیگر، سازمان مجازی اشاره به سازمانی دارد که دارای حیطه فیزیکی روشن نیست مانند سازمانی که از نظر جغرافیایی گسترده و امورات خود را از طریق ارتباطات الکترونیک هماهنگ می نماید. در هر دو تعریف بالا به فناوری اطلاعات به عنوان عامل تعدیل کننده زمان و مکان در سازمان مجازی اشاره میشود.
سازمان مجازی نمونه خاصی از سازمان شبکه ای است. بسیاری از سازمان های کوچک دریافته اند که میتوانند بخشی از یک سازمان مجازی باشند که از این طریق از منابع و منافع سازمان های بزرگ و از چابکی و استقلال سازمان های کوچک بهره مند می شوند.
سازمان مجازی سازمانی است که در مکان مشخص و توسط کارکنان رسمی اداره نمیشود، بلکه سازمان مجازی در واقع یک نظام مدیریتی مرکزی است که عملیات مورد نیاز را توسط سازمان ها و اشخاص ثالثی طراحی و هدایت میکند.
در واقع سازمان شبیه به یک جعبه قرارداد است. فناوری اطلاعات این امکان را فراهم میکند تا افراد بدون آن که در مکان خاصی به نام سازمان گرد هم آیند، وظایف سازمانی خود را در هر مکان، منزل، خودرو، پارک و … و در قالب یک سازمان مجازی انجام دهند.
شرایط لازم برای یک سازمان مجازی عبارت است از:

• در سازمان مجازی اعتماد متقابل کامل میان اعضا وجود دارد.
• در سازمان مجازی وجود قابلیت محوری در هر یک از اعضا اهمیت بالایی دارد.
• توانایی ترکیب و ادغام قابلیت های محوری هم فزاینده بدون رقابت ظاهری در سازمان مجازی مهم است.
• توانایی خود ساماندهی در افراد در توفیق سازمان مجازی اثرگذار است.

میزان مجازی بودن
امروزه درجات مختلفی از مجازی بودن مشاهده میشود. اگر این میزان را به صورت یک پیوستار مدلسازی کنیم در یک حد از پیوستار موسسات کاملا اینترنتی قرار میگیرند که صد در صد به صورت مجازی فعالیت میکنند و وجودشان را میتوان از طریق مجموعه ای از صفحات وب، وب سایت های اینترنتی و پورتال های اینترنتی تشخیص داد. این موسسات فعالیتشان را از طریق موسسات دیگر و به صورت دریافت خدمات انجام میدهند مانند وب سایت آمازون.
در حد نهایی دیگر پیوستار موسساتی قرار میگیرند که اصطلاحا به آن ها موسسات هاله ای میگویند. این موسسات بر اثر فشارهای محیطی و رقابت از ساختار سنتی و انعطاف ناپذیر خارج شده  و بخشی از فعالیت های خود را به صورت یک سازمان مجازی انجام میدهند.. مانند موسساتی که بخشی از پشتیبانی، طراحی و یا تولید خود را  به صورت مجازی از طریق سازمان های دیگر انجام میدهند. این چالش در به کارگیری خدمات به منظور کسب برتری های رقابتی در چارچوب ساختارهای موجود است.

ویژگی های کلی سازمان های مجازی
1-    همکاری بر پایه قابلیت های محوری و ترکیب این قابلیت ها
سازمان مجازی، تشکیل سازمان از بهترین چیزهاست.
2-    شبکه سازما های مستقل
سازمان مجازی مجموعه ای از سازمان های مستقل که با روابط نیمه پایدار با یکدیگر مرتبط اند تعریف میشود.
3-    یک هویتی
سازمان مجازی جزو سازمان هاییاست  که هویت اجزاء و اعضای آن قابل تشخیص است. سازمان های مجازی که از بیرون مانند یک سازمان واحد به نظر می آید. سازمان های مجازی سخت نامیده میشوند.
4-    محوریت فناوری اطلاعات
در سازمان مجازی توسعه یافتگی و پیشرفت از جنبه های حمل و نقل، ارتباطات مخابرات و سیستم های رایانه ای یک عامل کلیدی است.
5-    عدم سلسه مراتب
مجازی به خاطر مساوی بودن اعضا، نظر عمده بر این است که سازمان مجازی سلسله مراتب خاصی ندارد، هرچند که در عمل، تساوی مطلق برقرار نیست. لیکن عموما عدم وجود سلسله مراتب را باعث ارتقاء کارایی و سرعت پاسخ گویی و کاهش هزینه ها و عملیات سربار در سازمان مجازی می دانند.
6-    تمایز میان سطح استراتژیک و عملیاتی
در سطح مدیریتی، تمایز مشخصی بین شرایط مفهومی و اجرای واقعی جهت دستیابی به اهداف سازمان مجازی وجود دارد.
7-    شرکای کوچک
شرکت های کوچک و یا بخش هایی از شرکت های بزرگ، به علت اهمیت سرعت در عملیات و تغییرات و لزوم انعطاف و به اشتراک گداشتن قابلیت های محوری، در شکل یک سازمان مجازی وارد عملیات مربوطه می شوند.
8-    مرزهای سیال یا غیر مشخص
در سازمان مجازی همکاری های بیشتر میان رقبا، مشتریان، عرضه کنندگان، طراحان و غیره، تشخیص این که کجا یک سازمان شروع و دیگری خاتمه می یابد را مشکل میکند.
9-    روابط نیمه پایدار
روابط میان شرکاء در سازمان مجازی رسمیت و دوام کمتری دارد.
10-    وابستگی به فرصت ها
در یک سازمان مجازی، شرکت ها برای استفاده از یک فرصت بازار با یکدیگر همکاری میکنند لذا پس از دستیابی به اهداف و اتمام فرصت از هم جدا می شوند.
11-    تسهیم ریسک ها
در سازمان مجازی هرچه انگیزه های بازار بیشتر می شود، تعهد ریسک بیشتر می شود و ریسک ها را همه شرکاء به عهده می گیرند. یکی از موارد ریسک عبارت است از از دست دادن کنترل در هنگامی که انجام عملیات به شرکای بیرون سپرده می شود. این یکی دیگر از ویژگی های سازمان مجازی است.
12-    محوریت اعتماد
در سازمان مجازی صحبت از هم سرنوشتی است به این معنا که سرنوشت هر یک از شرکاء به سرنوشت دیگران وابسته است. روابط نیمه پایدار و ریسک های مشترک باعث این می شود که شرکاء وابستگی بیشتری به یکدیگر پیدا کنند. همچنین به علت اشتراک گذاشتن اطلاعات و دانش، لازم است اعتماد بالایی میان شرکاء در سازمان مجازی وجود داشته باشد.
13-    مالکیت مشترک
مالکیت مشترک به معنای این است که هر یک از شرکا دارای منافع مخصوص به خود در درون سازمان مجازی است و بخش هایی از سازمان ممکن است مالکین متفاوتی داشته باشد. هنگامی که یکی از شرکاء به هدف خود دست یابد و یا هدف مربوطه برایش قابل حصول نباشد، میتواند از سازمان مجازی خارج شود.
14-    رهبری مشترک
در سازمان مجازی هر یک از شرکاء منابع خود را کنترل میکند، اما به طور اتوماتیک نمی تواند منابع کل سازمان را تحت کنترل در آورد.
15-    وفاداری مشترک
کارکنان هر یک از شرکت های شریک باید هویت خود را همزمان در سازمان مجازی و نیز در شرکت خود تشخیص دهند. زیرا فرهنگ، رابطه قوی با وفاداری کارکنان دارد. این مردم و کارکنان هستند که موقعیت یک سازمان مجازی را رقم می زنند.
16-    شبکه پویا
سازمان مجازی، شبکه پویایی از سازمان های همکار است. سازمان ها می توانند در هر زمان به شبکه وارد و یا از آن خارج شوند.
17-    وابستگی به نوآوری
انگیزه های بازارمحوری و پاسخ گویی مربوطه، نقش اساسی در سازمان مجازی دارد. به منظور واکنش مناسب به بازار، وجود تولیدات و یا خدمات نوآورانه ضرورت دارد. این امر مستلزم نوآوری فنی-تخصصی و نیز فرهنگی است. نوآوری به گستردگی  تولیدات مشتری محور و یادگیری سازمانی وابسته است.
18-    پراکندگی جغرافیایی
برخی محققین بر این باورند که یک ویژگی مهم سازمان مجازی ساختار پراکنده جغرافیایی است.
19-    عدم وجود نمودار سازمانی رسمی
سازمان مجازی، شبکه ای از انواع ساختارهای سازمانی است. بنا بر این ترسیم یک نمودار سازمانی برای آن مشکل است. سازمان مجازی هیچ شکل سازمانی از قبل تعیین شده ای ندارد.
20-    مشتری محور و تولید گروهی ویژه
مشتریان نیازهای ویژه ای دارند و خواستار تولیدات معینی هستند که به عنوان تولید گروهی ویژه مشخص میشود. سازمان ها برای پاسخ گویی به این نیازها در قالب یک سازمان مجازی با یکدیگر جمع میشوند. این امر را تولیدات مجازی می نامند. لذا همکاری متقابل با مشتری نقش اساسی در ایجاد و توسعه تولید مجازی دارد.
21-    طول عمر همکاری
هکاری موقت در مقابل همکاری دائمی. برخی از محققین موقتی بودن و برخی دایمی بودن سازمان مجازی را مطرح میکنند. این امر به نیازهای مشتری و نیز بر لزوم همکاری بستگی دارد و بدین علت مفهوم پروژه (موقتی) در مقابل برنامه / طرح (طولانی مدت / دایمی) مطرح شده است.
22-    توازن قدرت
وابستگی زیاد میان شرکا درون سازمان مجازی منجر به روابط مساوی بین آن ها میشود. لذا فرهنگ کنترل جای خود را به فرهنگ به اشتراک گذاشتن اطلاعات و دانش میدهد. برخی متخصصین تمایزی بین سازمان مجازی با شریک محوری و سازمان بدون شریک محوری قایل میشوند. شریک محوری، نوعی هدایتگری در سازمان مجازی است که سایر شرکا مجبور به اطاعت از او هستند.
23-    همپوشانی ماموریت ها (همپوشانی جزیی در مقابل همپوشانی کامل)
در سازمان هایی که برخی یا همه اعضاء در بیرون از محدوده تعریف سازمان مجازی کسب و کارهایی دارند و فعالیت میکنند، همپوشانی ماموریت ها به صورت جزیی لتفاق می افتد. در مورد همپوشانی کامل باید گفت که کل کسب و کار در حیطه تعریف عملیاتی سازمان مجازی انجام میشود.