دلایل انتخاب BPM در سازمانهای پیشرو

دلایل انتخاب BPM در سازمانهای پیشرو

به صورت کلی دلایل مختلفی می تواند موجب شود تا سازمانی به دنبال استقرار “مدیریت فرایندهای کسب و کار” ( BPM ) باشد که عمده ترین آنها عبارتند از: دلایل محیطی و ضروریات سازمانی.

دلایل محیطی

فشار بر روی سازمانها در سراسر جهان رو به افزایش است. بازارها عمدتا در حال اشباع بوده و حاشیه سود هر روز کمتر می شود. چالشهای پیش رو لحظه به لحظه بیشتر گریبانگیر سازمانها را می گیرد. در چنین شرایطی می توانید با استفاده از BPM در زمینه های ذیل بهبودهای قابل توجهی به دست آورید:

جهانی شدن: سازمانها به دنبال این هستند که مزیتهایی در خصوص هزینه، کیفیت و نوآوری به دست آورند. این عوامل قادر خواهند بود به عنوان شاخصهای استاندارد (QCD=Quality, Cost & Deliveryy) وضعیت یک موسسه را نشان دهند. سازمانهای موفق نیازمند فرایندهای یکپارچه و امکان تبادل آنی اطلاعات در هر کجای کره خاکی هستند.

رقابت: در بازارهای رقابتی و بالغ، به دلیل رعایت استانداردهای کیفی بسیار سختگیرانه ای که توسط دولتها و یا سایر نهادهای متولی اعمال می شوند سطح کیفی محصولات و خدمات به سختی توسط مشتریان تمیز داده شده و این فروشندگان هستند که با تاکید بر روی تنها عاملی که قابلیت مانور برای آنها ایجاد نموده “یعنی قیمت” بر تصمیمات مشتری اثر می گذارند. سازمانهایی که در چنین محیطی فعالیت دارند بایستی به سطح جدیدی از کارایی برسند و قیمت فروش محصولات را به منظور حفظ بقاء خود کنترل کرده و با استفاده از نوآوری بتوانند پس انداز کافی برای پروِه های توسعه ای فراهم نمایند.

بهره وری: سازمانها بایستی این توانمندی را داشته باشند که با استفاده از حداقل منابع، خروجی های خود را افزایش داده و ارزش افزوده بیشتری را در کوتاه ترین زمان ایجاد نمایند.

نوآوری: واژه “نوآوری” در دنیای کسب و کار یک دهه گذشته کاملا با کلماتی از قبیل اختراع، پشت سر گذاردن موانع، هیجان و بسیاری دیگر از این قبیل لغات پیوند خورده است. نوآوری می تواند در زمینه های بسیاری مانند ارائه خدمات، فرایندهای ساخت و تولید، توسعه، طراحی انبار، مدل های کسب و کار و حتی بسته بندی کاربرد داشته باشد.

سرعت: حتما تا به حال این قبیل کلمات را شنیده اید که فلانی به یک باره محصول یا خدمت جدیدی را ارائه کرده و از این طریق سهم بزرگی از بازار را در اختیار گرفته است. استفاده از نام تجاری (Brand)، ثروت و یا منابع در اختیار نمی توانند فرد را بدون داشتن سرعت مناسب و کافی، در موفقیتش یاری رسانند.

انطباق با نیازمندیها: پیروی از برخی نیازمندیها و الزامات، سازمانها را دچار کارهای بروکراتیکی می کند که ارزش چندانی را حاصل نمی کند. علیرغم گسترش ITT که سازمانها برای کاهش هزینه های سربار خود و مکانیزه کردن فرایندها و گزارش گیری از آن استفاده می کنند، هزینه تغییر در سازمان به نحوی که با نیازمندیها منطبق باشد هر روز افزایش می یابد.

حجم زیاد اطلاعات: جهان امروز پر است از داده های گوناگون اما اطلاعات به دردبخور آن بسیار ناچیز است. مردم در تلاشند تا اطلاعات مفید را از بین این همه داده های مختلف استخراج و استفاده کنند. اطلاعات مرتبط با بازار و مشتری در عصر اطلاعات به عنوان یک سلاح محسوب می شود.

تغییر در طبیعت افراد و کار: از هنگام پیدایش کارکنان دانشی و گذر به سمت سرمایه های دانش محور، طبیعت کارها تغییر یافته است. امروزه بسیاری از کارها تابع زمان خاصی نبوده و متخصصان در مواقع دلخواه و عمدتا به صورت شناور سر کار خود حضور می یابند، یا حتی بدون حضور در محل کار از طریق ویدئو کنفرانس به امور کاری رسیدگی می کنند. به این نحوه کار کردن می توان شبکه های اجتماعی اینترنتی و در مجموع افزایش وابستگی به تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات را اضافه نمود که خود موجب تغییرات شگرف در محیط های کاری و نوع کارها شده است. در زمینه اینگونه کارها نیز دستیابی به بهره وری و اثربخشی بالاتر مورد نیاز سازمانها می باشد. با توجه به سیاستهای اعلام شده دولت محترم در خصوص لزوم گسترش طرح دورکاری، این بخش اهمیت ویژه ای پیدا می کند.

اولویت دادن به مشتری: هر سازمانی برای دستیابی به موفقیت باید اولویت اصلی خود را به مشتریان اختصاص دهد زیرا در غیر این صورت نمی تواند انتظار داشته باشد به عنوان اولویت اصلی مشتریان در نظر گرفته شده و یا حتی در لیست مورد نظر مشتریان قرار گیرد. امروزه مشتریان از قدرت انتخاب، تقاضا، نیازمندی و خواسته های بیشتری نسبت به گذشته برخوردارند. بسیاری از سازمانهای سطح جهانی از روشهای مختلفی مانند کارتهای ارزیابی متوازن جهت اثرگذاری بر رضایت مشتریان استفاده می کنند.
نکته: به یاد داشته باشید که هزینه ناشی از کاهش وفاداری مشتریان بسیار بالاست ولی هزینه گریز مشتری نجومی است.

ضروریات سازمانی

به طور کلی سازمانها به دلایل مختلفی به دنبال استقرار BPM هستند که چهار دلیل اصلی آن در ذیل ارائه می شود:

بهبود فرایند یا زیرفرایندها: سازمانها BPM را با هدف دستیابی به بهبود در یک یا چند فرایند خود انتخاب می کنند. این فرایندها می توانند لزوما از فرایندهای اصلی (سطح بالا) زنجیره ارزش سازمان نبوده و یکی از زیرفرایندهای این مجموعه باشد. در چنین حالتی BPM پیشنهاد راه حل های سریعی را ارائه می دهد. این شرایط معمولا برای زمانی است که یک فرایند کوچک تر به عنوان پایاوتی برای استقرار BPM در سطح کل سازمن انتخاب می شود.

استقرار BPM با هدف دستیابی به بهبود مستمر: به دلیل ارتباط بسیار زیاد بین BPM و متدولوژی های بهبود مستمر از قبیل شش سیگما و ناب، برخی از سازمانها برای تکمیل فرایند بهبود مستمر خود از BPMM استفاده می کنند. در این خصوص استفاده از سیستمهای مکانیزه استقرار BPM نقش زیادی در اعمال بهبودهای مستمر ایفا می کنند.

استفاده از BPM برای ایجاد معماری مبتنی بر خدمات: برخی دیگر از سازمانها به دنبال استفاده از معماری مبتنی بر خدمات بوده و سرویسهای خود را برای نسل بعدی از سیستمهای یکپارچه در اختیار دیگران قرار می دهند. BPMM به عنوان اهرم نفوذ بر معماری مبتنی بر خدمات محسوب شده و این دو به اتفاق، سیستمهای مکانیزه ای برای پشتیبانی از این فرایند ایجاد می کنند که حاصل آن زنجیره ارزشی در سطح بالاتر خواهد بود.

تغییر و دگرگونی در کسب و کار: استفاده از تکنولوژی BPM و متدولوژی های بهبود مستمر می تواند کامل ترین و جامع ترین چارچوب را برای اجرای استراتژی دگرگونی در کسب و کار ایجاد نماید.