پر واضح است که هر مدیری با هدف موفقیت و پیروزی دست به اجرا و استقرار BPM در سازمان مربوطه خود می زند. برای رسیدن به این هدف نیاز به اجرای یک سری جزئیات می باشد.
با پیروی از 10 مورد ذیل می توانید نسبت به موفقیت در استقرار BPM اطمینان حاصل نمایید:
– فرایندی فکر و عمل کنید: یک ساختار فراسازمانی برای هدایت و حفظ رویکرد فرایند محوری در سازمان ایجاد کنید. بدین منظور بایستی تیمی متشکل از واحد متولی مدیریت فرایندها و صاحبان فرایند تشکیل شده، جلسات منظمی داشته باشند و از این طریق مشارکت خود را در اجرای پروژه افزایش دهند. به خاطر داشته باشید که نمایندگانی از سایر ذینفعان اصلی سازمان هم حتما در این تیم عضویت داشته باشند.
– هوشمندانه عمل کنید: از آن جایی که BPM یک نظام مندی جدیدی است احتمال دارد نتوانید مهارتهای مورد نیاز را به آسانی به دست آورید. اما به خاطر داشته باشید که می توانید از قابلیتهای پرسنل موجود برای رفع این نیازمندیها بهره ببرید. ممکن است این افراد عنوان شغلی خاصی نداشته باشند اما درک مناسب و کامل آنها از کسب و کار بزرگترین مزیتی است که می توانید از آن بهره مند شوید. منابع انسانی، فرایندها و تخصص های مناسب آیتم هایی هستند که برای موفقیت به آنها نیاز دارید. توانمندسازی این آیتمها را فراموش نکنید. در مواقعی که پروژه کوتاه مدتی تعریف کرده و امکان کسب تجربه را به دلیل محدودیت زمانی ندارید، درخواستی برای امکان استفاده از مشاورین متخصص در این زمینه ها ارایه دهید و به خاطر داشته باشید که استفاده از کتابها و مقالات به تنهایی برای اجرای این قبیل پروژه ها کافی نبوده و بایستی از تجربه های موفق سایرین نیز به خوبی بهره برد. برای این منظور در کنفرانسهای معتبر شرکت کرده، وب سایتهای مختلف را مطالعه کنید و با مطالعه دقیق پروژه های موفق، ارزش حقیقی را برای سازمانتان ایجاد کنید.
– مشارکت دادن مجریان فرایندها: به دنبال آن دسته از مجریان فرایند بگردید که می توانند مسئولیت رفع مشکلات بزرگ را قبول کرده و از آنها به عنوان حامی، پشتیبان و مبلغ استفاده کنید. سعی کنید که این افراد را تهییج نموده و با آموزش مناسب، منافع BPMM را به آنها بقبولانید. اگر بتوانید این توانمندیها را برای آنها اثبات کنید خودشان به روی صحنه آمده و پروژه را به سرانجام می رسانند.
– ممانعت از شکل گیری انتظارات بزرگ: برنامه های BPM افراد مختلفی را درگیر خواهد کرد و هر گروهی ممکن است از زاویه دید خودش تعریفی از موفقیت داشته باشد که لزوما با سایر تعاریف منطبق نباشد. منافعی که از طریق اجرای پروژه به دست خواهد آمد را کاملا شفاف بیان کنید. در دوره های زمانی مختلف آنها را تکرار کرده و حتی المقدور به صورت کتبی برای متولیان امر ارسال نموده و نگذارید تا انتظارات غیر واقعی در بین گروه های مختلف شکل بگیرد.
– یک متدولوژی مناسب برای این منظور انتخاب کنید: آیا در حال حاضر از برنامه خاصی برای بهبود فرایندهای سازمانی از قبیل شش سیگما و یا ناب در سازمانتان استفاده می کنید؟ در صورت پاسخ مثبت، این برنامه ها می توانند به عنوان زیربنای مناسبی برای BPM به حساب آیند. در غیر این صورت حتما در اسرع وقت نسبت به انتخاب یک متدولوژی برای مدیریت و بهبود فرایندها متناسب با شرایط سازمانتان اقدام کرده و آن را به عنوان سنگ بنای معماری فرایند در سازمان در نظر بگیرید.
– تکنولوژی مناسب: تکنولوژی را انتخاب کنید که مطابق نیازمندیهای شما بوده و انتظاراتتان را پاسخ دهد. این تکنولوژی ها بر اساس تامین کنندگان مختلف می توانند با هم متفاوت باشند. پس از اینکه تکنولوژی متناسب با معماری سازمانتان را یافتید مطمئن شوید که امکان اجرای آن به صورت گام به گام وجود دارد. از تامین کننده تکنولوژی بخواهید تمامی امکانات تکنولوژی را برایتان به روشنی توضیح دهد.
– صدای مشتری را شنوید: تمرکز BPM بر ایجاد ارزش برای مشتری استوار است. از BPM برای رصد کردن شرایط و عملکردهای مشتریان استفاده کنید. همانگونه که قبلا نیز عنوان شد برای مشتری نهایی مهم نیست که در پشت درهای بسته سازمان کارها چگونه انجام می شوند، آنچه که برای ایشان مهم است دستیابی به انتظاراتی است که از سازمانتان دارند و همچنین دریافت محصول یا سرویس درخواستی با بهترین قیمت و در زمان مناسب. به یاد داشته باشید که تمامی اقدامات انجام شده در سازمان بایستی در راستای ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان باشد.
– یک پروژه تعریف کنید: کارهای زیاد و زمان کوتاهی در انتظار شماست. در این حالت چه می کنید؟ پروژه ای را تعریف کنید که به عنوان اولین گام اجرایی، بیشترین بازگشت را برای سازمان ایجاد کرده و حداکثر طی زمان کوتاهی مثلا 33 ماه قابل انجام باشد. به یاد داشته باشید که مجبور نیستید کلیه فرایندهای سازمان را به صورت یکجا و یک مرتبه بهبود دهید.
– اول شاخصها را اندازه گیری کنید: هیچگاه قبل از اینکه شرایط فعلی سازمان را درک نکرده و بدون اندازه گیری و پایش شاخصهای مربوط به آن نسبت به طراحی فرایند جدید اقدام نکنید. آیا خود شما به دکترتان اجازه می دهید بدون هیچگونه آزمایش و یا بررسی شرایط بالینی شما را جراحی کند؟ بنابراین قبل از بررسی شرایط و وضعیت جاری فرایندها نیز نمی توان برای آنها نسخه پیچید. از پایش فرایندهای کسب و کار استفاده کرده و شاخصهای مبنا را ایجاد کنید. تنها در این شرایط است که دانش و تسلط کافی برای بهبود یک فرایند را خواهید داشت.
– برنامه ای را برای تغییر آماده کنید: BPM یک سیستم تغییر است. اسین سیستم طراحی شده تا به شما بگوید کجای سازمان نیاز به تغییر داشته و برای اعمال سریع این تغییرات چه کارهایی باید انجام شوند. از طریق استفاده از این ابزار قدرتمند می توانید تغییراتی را که در سازمان نیاز دارید انجام دهید. تغییرات را مدیریت نموده، سیاستها را برای اجرای این تغییر مشخص کنید، تاییدیه های لازم را برای هر تغییر از متولیان دریافت نمایید، نتایج حاصل از تغییر را تعیین نموده، آنها را اندازه گیری و برای دستیابی به اهداف تغییر جایزه ای مشخص و بین ذینفعان تقسیم کنید.
دیدگاه خود را بنویسید