معماری مدیریت در سازمان ها تا رسیدن به اهداف

عمده ترین نقش مدیریت این است که تمامی منابع سازمان را در دستیابی به اهداف هدایت نماید. استفاده از چارچوبهای معماری کسب و کار، این امکان را برای مدیر فراهم می سازد تا با اجرا و تنظیم فرایندها، فعالیتها، منابع انسانی و سیستمهای سازمان را در جهت اهداف سازمان به حرکت وادارد. معماری مدیریت برای BPM شامل مدیریت پروژه، مدیریت فرایند و بهبود فرایند می شود.
مدیریت پروژه BPM
پروژه BPM نوع جدیدی از پروژه های فرایندی محسوب می گردد که به 2 بخش فرایندی و تکنیکی تقسیم می شود. این قبیل پروژه ها انواع مختلفی داشته و از انجام یک بهبود معمولی در فرایند تا طراحی مجدد آن را شامل می شوند. محدوده این دسته از پروژه ها می تواند یک فرایند کوچک و یا کل زنجیره ارزش سازمان را در بر بگیرد. پروژه BPM باید به سرعت اجرا شود اما این سرعت نبایستی باعث بی برنامگی آن شود.

برنامه ریزی
برنامه ریزی پروژه های BPM نیازمند پیروی از یک متدولوژی استاندارد مانند ناب، شش سیگما و یا SCOR  می باشد. اهداف، منابع انسانی، محدوده، نقاط تصمیم گیری و اقلام قابل تحویل بر اساس آن متدولوژی تعیین خواهند شد. معمولا این قبیل پروژه ها زمانی بین چند روز تا چند ماه به طول می انجامند.

تحلیل و طراحی
اولین گام پروژه های BPM طراحی ویژگی های اجرای فرایند و ترسیم آن در شرایط جاری است. در این حالت، شرایط فعلی سازمان اندازه گیری شده و نتایج حاصله مورد تایید ذینفعان قرار می گیرد، سپس میزان بهبود مورد انتظار در مقایسه با شرایط جاری مشخص می گردد.
در مرحله بعدی تیمی تشکیل می شود تا وضعیت بهینه فرایند را با توجه به واقعیات سازمان طراحی نماید. این رویکرد یک تفاوت اصلی و اساسی با سایر روشهای کلاسیک دارد که بر اساس آن به دنبال ساخت شرایط بهینه می باشد. در این روش، با استفاده از چابکی و بستر نرم افزاری مورد استفاده در BPM می توان بهبودهای مستمر را در فرایند اعمال نمود.
نکته: طراحی فرایند، فعالیت تسهیل گری است که حدود یک سوم زمان پروژه را به خود اختصاص می دهد.
نکته: بهترین روش برای دستیابی به طراحی های بهینه، انجام تحلیلهای ضروری با استفاده از نرم افزارهای شبیه سازی است. شبیه سازی فرایند یکی از اصول پیشرفته ای است که فرایند BPM را تسهیل می نماید.

اجرا و ساخت
طراحی مکانیزه فرایندهای کسب و کار نیازمند ایجاد سرویسهایی است که طی آن فعالیتهای مختلف یک فرایند مشخص شده و نقاط ارتباط افراد با سیستمهای مکانیزه تعیین و رفتار افراد و سیستمها در هر مدل فرایندی شبیه سازی گردد. ساخت و توسعه این قبیل بسته های نرم افزاری مانند قبل نیست زیرا در زمان کوتاه تری ایجاد شده، به سرعت می توان آن را بازبینی و بروزآوری  نمود و مدارک و مستندات طراحی به صورت اتوماتیک ایجاد خواهند شد.

نکته: قواعدی که فعالیتهای کسب و کار را هدایت می کنند از موتور اجرایی فرایند خارج شده و تحت عنوان موتور قواعد شناخته می شوند. این قواعد در هر زمان در اختیار مدیران کسب و کار هستند. این دسته از مدیران می توانند قواعد یاد شده را بدون اعمال تغییر در منطق کسب و کار بهبود بخشند.

مدیریت فرایند
زمانی که فرایندی بر اساس ضوابط مورد نظر شما اجرا می شود، اولین هدف دستیابی به ثبات در شرایط فعلی است و نه ایجاد بهبود برای شرایطی که ممکن است ناپایدار باشند. مدیر یکی از معروفترین بانک های ایالات متحده چنین می گوید: هدف اصلی ما این نیست که میلیونها تراکنش را به درستی انجام دهیم بلکه به دنبال این هستیم که یک تراکنش را با موفقیت اجرا کرده و سپس آن را میلیونها بار تکرار کنیم؛ این یعنی مدیریت فرایند.

زمانی که این عمل یک بار و به درستی اتفاق افتاد، مدل فرایندی می تواند آنقدر هماهنگ و روتین شود که ثبات اجرا و زمانبندی آن را برای تامین سرویسها و خدمات و همچنین تبدیل ورودی های زنجیره ارزش به خروجی ها و نتایج مورد انتظار تسهیل نماید.
عملکرد فرایند در زمان حال اندازه گیری شده و فرایندهای جدیدی که طراحی می شوند برای بررسی عملکرد به صورت ویژه ای پایش خواهند شد. حجم، سرعت و اشتباهات ردیابی و ثبت می گردند.

زمانی که نتایج حاصل از اجرای فرایندی از محدوده های مجاز خارج شوند، پایش فعالیتهای کسب و کار (BPM)، وقایع اتفاق افتاده را بررسی نموده و اقدام مورد نیاز را انجام می دهد. این اقدامات، که در مدل سازی فرایند مشخص شده اند، می تواند محدوده ای را شامل شود که ابتدای آن دریافت نظرات مشتری است (با استفاده از مدیاهای مختلف مانند SMS، نامه و وسایلی از این قبیل که این روزها به شدت در حال گسترش می باشند) و انتهای آن بازخوردهای دریافتی از اجرای سیستمهای مکانیزه در درون سازمان. در BPM، مدیران فرایند می توانند به سرعت علل ریشه ای بروز مشکل را شناسایی نموده و اقدامات مورد نیاز را انجام دهند.

نکته: توانایی های BPM قابل اغراق کردن نیست. مشاهده شفاف وقایع اتفاق افتاده در فرایند در کوتاه ترین زمان با استفاده از BPM باعث می شود مدیرانی بی همتا در فرایند در دسترس سازمان باشند.

بهبود فرایند
تمامی فرایندها در طول زمان تنزل پیدا می کنند. سرانجام، عوامل مختلف می توانند موجب اضمحلال و حذف فرایند شوند. به عبارت دیگر، نیاز به کسب و کار جدید یا تکنولوژی نو همیشه احساس می شود. حتی فرایندی که روزانه میلیونها بار به خوبی اجرا می شود ممکن است روزی منسوخ گردد.
با استفاده از متدولوژی های بهبود فرایند می توان ایرادات فرایند را مرتفع نموده و آن را بهبود بخشید. روش بهبود مستمر فرایندها بخش اصلی BPM محسوب می شود.