تا همین چندی پیش، فقط شرکت های بزرگ بودند که میتوانستند به طراحی پورتال درون سازمانی، جهت ارائه خدمات و پشتیبانی از کارکنان درون سازمان فکر کنند. اما در حال حاضر و به لطف مدل های برون سپاری خدمات فناوری اطلاعات حتی شرکت ها و سازمان های کوجک با تعداد کارکنان کمتر هم میتوانند از فناوری پورتال های سازمانی جهت ارائه خدمات به کارکنان خود بهره برداری کنند. و بدین وسیله این شرکت ها میتوانند صرفه جویی زیادی در بخش منابع انسانی چه از بعد نیروی کار و یا زمان صرف شده برای انجام کار داشته باشند.

 

شاید بهترین نتیجه ای که در ابتدا بتوان از طراحی پورتال های سازمانی به دست آورد کاهش کاغذبازی و بالابردن سرعت دسترسی به اطلاعات مهم باشد. به این ترتیب پورتال ها در حال کمک به شرکت ها در افزایش رضایت کارکنان و افزایش وفاداری آن ها و بالتبع افزایش بهره وری آن ها هستند. اما چگونه؟
پورتال سازمانی را به عنوان بخشی از سیستم منابع انسانی تصور کنید. در این حالت از پر کردن پیاپی فرم های کاغدی و رمز گشایی از خط بد همکارانتان رها میشوید. و تازه این به این معناست که دیگر نیازی به ورود مجدد اطلاعات به کامپیوتر ندارید و به آن حذف بیشتر تماس های تلفنی را هم بیافزایید.
کارکنان به جای مراجعه به واحدهای منابع انسانی فقط با یک کلیک میتوانند میزان مرخصی های باقی مانده، میزان حقوق این ماه و فیش حقوقی، احکام کارگزینی، میزان اضافه کاری، پاداش عملکرد، کسورات و … را مشاهده کنند. همه این ها بدون اینکه نیاز به ورود اطلاعات مجدد داشته باشد امکانپذیر است. پون پورتال ها میتوانند بدون دخالت نیروی انسانی اطلاعات از منابع مختلف جمع آوری کرده و نمایش دهند. و صد البته تمام این فرآیندها تحت پروتکل های خاص امنیتی صورت میگیرد. علاوه بر این بخش منابع انسانی میتواند تصمیم بگیرد و مشخص کند که کدام کارمند به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشد.
بدیهی است که پورتال درون سازمانی باعث رضایت کارکنان میشود. کارمندان دیگر مجبور به اتلاف وقت برای پر کردن فرم و یا مراجعه به واحدهای منابع انسانی برای دریافت آخرین فیش حقوقی خود نیستند و به این ترتیب این زمان ها را از دست نمیدهند و آن را صرف کار بیشتر میکنند و این یعنی بهره وری بیشتر!