گاهی اوقات بروز اشتباه در بعضی موارد هولناک محسوب می شود و افراد سعی می کنند از بروز خطا و اشتباه پیشگیری کنند. برای اجرای BPM هم می توان مواردی را در نظر گرفت تا احتمال بروز خطا به صفر نزدیک شود.
به تابلوهای هشدار دهنده زیر توجه کنید تا از بروز اشتباهات در BPM جلوگیری نمایید:
– عجله در آغاز اجرای پروژه: مزایای تعیین شده برای BPMM ممکن است این وسوسه را در شما ایجاد کند که هر چه سریعتر به شفافیت، اثربخشی و نتایج پروژه دست یافته و بدون در اختیار داشتن متدولوژی، معماری و شناسایی فرایندهای سازمان کار را شروع کنید. این مسیر میانبری برای رسیدن به شکست است. زمان کافی برای شناخت و نهایی سازی کسب و کار، فرایندها و مدیریت ابعاد BPM صرف کرده و سپس به سمت تکنولوژی حرکت کنید.
– تفکر فانکشنال: به صورت فانکشنال و وظیفه ای فکر نکنید بلکه تفکر فرایند محور داشته باشید که کاملا با تفکر فانکشنال متفاوت است. ابتدا تا انتهای یک زنجیره ارزش را مشخص کنید و نقش، عملکرد و بهره وری آن فرایند را برای زنجیره های ارزش سطوح بالاتر مشخص نمایید. دیگران را وادارید تا طرز فکر خود را به این سمت سوق دهند.
نکته: اگر مدل فرایندی را ایجاد کرده و آن را در اختیار واحدهای فانکشنال سازمان قرار دهید مطمئن باشید که نتایج مورد انتظار فرایندی را به دست نخواهید آورد. فرایندها بایستی تحت اختیار صاحبان فرایند باشند.
– برنامه کاهش نیروی انسانی: به یاد داشته باشید که این نیروی انسانی است که فرایندها را عملیاتی کرده و سازمان را به حرکت وامیدارد. اگر به دنبال این هستید که از طریق اجرای BPMM بخشی از منابع انسانی خود را اخراج کنید مطمئن باشید که پروژه با شکست مواجه خواهد شد. BPM برای کمک به نیروی کار و اثربخش‌تر کردن ارزشهای ایجاد شده آنان تعریف گردیده و چنانچه این برداشت در سازمان تسری یابد که با اجرای این پروژه بخشی از این منابع انسانی شغل خود را از دست خواهند داد هیچگاه به اهداف از پیش تعیین شده دست نخواهید یافت.
– حل تمامی مشکلات: اگر فکر می کنید با یک پروژه می توانید کلیه مشکلات سازمان را رفع کنید سخت در اشتباه هستید. عاقلانه ترین راه این است که نیروهایی را تربیت کنید که بتوانند با کمک یکدیگر تغییرات مورد نیاز سازمان را تعیین نموده و چرخه BPMM را اجرا و به اتمام رسانند. برای این منظور بایستی آموزشهای مورد نیاز به مجریان، پرسنل IT و کاربران ارایه گردد.
– عدم پشتیبانی کاربران: BPM صاحبان فرایند را تقویت کرده و آنها را در اجرای تغییرات مشارکت می دهد. مطمئن شوید که این افراد را از طرق مختلف مانند سیاست گذاری مناسب، ارایه مسئولیت و پرداخت پاداش با خود همراه سازید. BPMM کاربران کسب و کار را توانمند می سازد تا مسئولیت های سازمانی مناسب را به وسیله سیستمهای مکانیزه به آنان اعطا نماید.
– در نظر نگرفتن کاربران نهایی: تلاش کنید تا همیشه کاربران نهایی را در نظر داشته و با آنها همچون مشتریان سازمان رفتار کنید. به خاطر داشته باشید که با افزایش کارایی این افراد قادر خواهید بود عملکرد مجموعه را بهبود بخشیده و ارزش بشتری را ایجاد نمایید.
– جشن دستیابی به موفقیت را فراموش نکنید: اجرای پروژه 3 ماهه ای که ممکن بود در شرایط دیگر 2 سال زمان صرف کند حتما نیاز به جشن دارد. دستیابی به اهداف کسب و کار مانند افزایش اثربخشی و یا کسب رضایت مشتری ارزش جشن گرفتن را دارد. ممکن است پروژه های BPM از نظر زمانی کوتاه تر از سایر پروژه ها باشند اما بایستی بهبودها و نتایج به دست آمده را محاسبه و برای آنها جشن گرفت.
– ایجاد چارچوبهای غیر قابل تغییر: BPM بدین منظور ایجاد شده که فرایندهای قابل انطباقی را ایجاد کند لذا بایستی انعطاف پذیری را همیشه در نظر داشته باشید. اگر فکر می کنید ساختمانی را که طراحی می کنید ممکن است فردا تغییر کند، هزینه کلانی را صرف نازک کاری هایی که ممکن است خراب شوند نکنید.
– عدم استفاده از نتایج حاصله: BPM شفافیت لازم برای اندازه گیری را تامین می کند تا بتوان بر مبنای حقایق به درستی تصمیم گیری کرد. اگر داده های به دست آمده مبنای تصمیم گیری امروز شما نبوده و یا هنوز بر اساس روندهای قبلی تصمیم گیری می کنید باید بدانید که سرمایه گذاری شما برای اجرای این پروژه به هدر رفته است.
– شکست در مکانیزاسیون: یک ضرب المثل چینی می گوید مردی که به پاهای خودش شلیک می کند نباید اسلحه اتوماتیک بخرد. اگر فرایندی به اشتباه طراحی شود آن وقت مکانیزه کردن آن تنها موجب تسریع در بروز خطاها خواهد شد. زیرا BPMM سطح بی سابقه ای از مکانیزاسیون را ایجاد می کند تا بتوان با استفاده از آن کلیه کارها و تصمیم گیری ها را انجام داد و این امر بدان معنی نیست که ابتدا شروع به مکانیزه کردن کارها کنید. با استفاده از BPM می توانید روشها و ابزارهای تحلیل و بهبود فرایند را در اختیار داشته و سپس زمانی که از صحت آنها اطمینان حاصل گردید نسبت به مکانیزه کردنشان اقدام کنید.
دیدگاه خود را بنویسید