اهمیت اطلاعات و مدیریت آن

مفهوم اطلاعات در سازمان ها به نظر پیچیده تر از مفهوم رایج آن در استفاده روزمره از این واژه است. اطلاعات مفهومی است که از طریق آن انسان حقیقت یا ذهنیتی را درک و یا بیان می کند.

اطلاعات خواه به شکل پرونده موجود در یک پایگاه و یا کتاب و اسناد در یک کتابخانه و یا به صورت اعداد در حافظه رایانه می تواند یک مفهوم را منتقل کند و آن آگاهی دادن به کاربران در زمینه های مورد نظرشان است.
در عصر نوین سازمان ها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند. اطلاعات، قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود، صاحب قدرت است. شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می دهد و این امر ضرورت جمع آوری، ثبت، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان دوچندان می سازد. اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگی های خاصی را به خود اختصاص می دهد. این ویژگی ها بستگی به سطح سازمانی متفاوت می باشند.

مدیریت اطلاعات
در گذشته مدیریت اطلاعات به توانایی یک سازمان در ایجاد، نگهداری، بازیابی و توزیع اطلاعات صحیح و بهنگام در بین افراد موردنظر با حداقل هزینه و مناسب ترین جهت تصمیم گیری اشاره شده است: سازمان اطلاعات را به منظور هماهنگی اقتصادی و اثربخش در تولید، کنترل، نگهداری و بازیابی و توزیع اطلاعات از منابع داخلی در جهت ارتقاء عملکرد خود انجام می دهد.
تعاریف ارائه شده بالا به صورت محدود مدیریت اطلاعات را در نظر گرفته است زیرا به ویژگی های اطلاعات، محتوی، مالکیت، نحوه ارائه، ابزارهای نگهداری، پرورش و سایر عناصر موثر توجه نشده است. بنابراین می توان گفت که مفهوم اصلی مدیریت اطلاعات با به کارگیری فناوری های اطلاعات نوین دچار گسترش معنایی گردیده است و به کلیه امور مربوط به نحوه جذب، ایجاد، نگهداری، پرورش و بازیافت و توزیع اطلاعات و نقش آن در ایجاد برتری رقابتی در سازمان مرتبط می شود.
اطلاعات مانند سایر منابع سازمان؛ مواد، سرمایه، انسان و فناوری، یک منبع با اهمیت است. بنابراین مانند سایر منابع بایستی به درستی مدیریت شود. فناوری اطلاعات نیز دائما در حال تغییر و دگرگونی است لذا به منظور استفاده موثر و کارا باید اداره و مدیریت شود آنچه بر آن تاکید می شود مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات در جهت تحقق سازمانی است مناسب با شرایط نوین هزاره سوم.

سیستم های اطلاعات مدیریت
توسعه و رشد فناوری رایانه، استفاده از هر چه بیشتر از آن را در حل مسائل و مشکلات سازمانی موجب گردیده است. امروزه بهره گیری از سیستم های اطلاعاتی در حیطه موضوعات سازمانی که در گذشته تنها با نبوغ و قضاوت انسان قابل حل بود، افزایش یافته است.
سیستم های اطلاعات در سازمان های نوین یک ابزار پویا و توسعه تلقی می شود. سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری سازمان را به عهده دارد و یکی از منابع با ارزش سازمان های نوین تلقی می شود.
سیستم اطلاعات به طور ساده سیستمی است متشکل از مجموعه افراد، دستورالعمل ها، داده ها، سخت افزار که به جمع آوری، ثبت، پردازش و ارتباط داده ها برای پردازش های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیری های مدیریتی می پردازد. تعریف فوق به چند مورد اشاره دارد:
1-    سیستم اطلاعات می تواند دستی و یا رایانه ای باشد.
2-    هدف از سیستم های اطلاعات پشتیبانی از تصمیمات است.
3-    محور اساسی سیستم های اطلاعاتی افراد، اطلاعات و فناوری است. افراد از طریق بکارگیری فناوری اطلاعات می توانند از اطلاعات جهت پشتیبانی از تصمیمات سازمانی بهره گیرند.

سینرژی حاصل از تعامل این سه بعد موجب استفاده موثر افراد از ابزارهای فناوری-محور جهت دستیابی به موارد زیر می شود.
•    برتری رقابتی
•    انجام امور با هزینه پایین تر و زمان کوتاه تر
•    افزایش درآمد
•    نوآوری در کسب و کار
سیستم اطلاعات مدیریت می تواند به شکل رسمی و غیررسمی سازماندهی شود. سیستم های رسمی دارای دستورالعمل های توافق شده، ورودی و خروجی های استاندارد و تعاریف خاص می باشند. سیستم های یک شرکت از نوع سیستم های رسمی است که تعاملات مانند مالی، حقوق و دستمزد، فروش، خرید، انبار و غیره را بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده انجام و گزارشات لازم را ارائه می دهند.
سیستم های غیررسمی شکل های مختلفی دارند که می توانند از یک شبکه خبرچینی تا گروهی از دوستان که اطلاعات را رد و بدل می کنند، متفاوت باشد.
آگاهی از سیستم های غیررسمی سازمان از اهمیت خاصی برخوردار است، زیرا می توانند با سیستم های رسمی تداخل کنند و یا از طریق بکارگیری اطلاعات رسمی موجب برهم خوردن نظم سیستم های موجود شوند.