کاربردهای عملیاتی BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار

در این مقاله به دنبال این هدف هستیم که معنی BPM را به صورت دقیق تر توضیح داده و علاوه بر ارائه کاربردهای عملیاتی آن، مشخص کنیم که سازمانها چگونه از آن برای پیشرفت خود استفاده می کنند.

BPM چه کاری انجام می دهد؟

“مدیریت فرایندهای کسب و کار” نظام گسترده ای است که پیشنهادات عملیاتی مشخصی را ارائه می دهد. البته اجزاء این تکنولوژی هر کدام مشخصات دقیق و کاملی دارند، اما این اجزاء چگونه با هم کار می کنند؟ در ادامه لیستی ارائه می شود که موضوع را روشن تر می کند:

• فرایند محوری: BPM کسب و کار و IT را با هم متحد کرده و فعالیتها و رفتارهای منابع انسانی و سیستمها را در حول محور فرایند اصلی سازمان هماهنگ می کند. بدین منظور از نمادها و مدلهای استاندارد و یک مدیر عملیاتی استفاده می نماید. در این حالت به صورت همزمان مدیر IT از نظر عناصر اطلاعاتی فرایند را تحت بررسی قرار داده و مدیر عملیاتی فرایند را از جنبه کسب و کار بررسی می کند.
• تنظیم کسب و کار با سیستمهای اطلاعاتی: BPM همکاری مستقیم بین متولیان کسب و کار و IT را تسهیل می کند تا اهداف طراحی، اجرا و بهینه سازی فرایندهای عملیاتی کسب و کار به بهترین وجه تحقق یابند.
• بهبود مستمر فرایند: با استفاده از “مدیریت فرایندهای کسب و کار” می توان متدهای رفتاری و ایزارهای بهبود مستمر فرایند را مدیریت نمود. برای مثال هر یک از ماجولهای عملیاتی BPMS می تواند یک یا چند فاز DMAICC متدولوژی شش سیگما را پوشش دهد و پایش فرایند کسب و کار به شما اجازه می دهد شاخصهای شش سیگمای فرایند را پایش کنید.
• ترکیب راه حلها: “مدیریت فرایندهای کسب و کار” طراحی، یکپارچه سازی و استقرار فرایندهای کسب و کار را سرعت می بخشد. ترکیب کاملی از ارتباطات و ابزارهای بدون نیاز به کدنویسی به طراحی راه حلها سرعت می بخشد.
• شفافیت: BPM امکان مشاهده بهنگام و فراسازمانی را برای فرایندهای عملیاتی ایجاد نموده و درک یکسانی را در کلیه واحدهای مرتبط با فرایند فراهم می کند. به طور مثال یک مدیر عملیاتی قادر خواهد بود نحوه اجرای فرایندهای کسب و کار خود و همچنین شاخصهای آن را به صورت بهنگام پایش نموده و یک مدیر IT می تواند میزان در دسترس بودن و عملکرد سیستمهای پشتیبانی خود را مشاهده نماید.
• سطح بندی: “مدیریت فرایندهای کسب و کار” مستقیما اطلاعات و منابع موجود سازمان را تهیه کرده و با توجه به سطوح مختلف مدیریتی در دسترس مدیران کسب و کار قرار می دهد. یک مجموعه کامل از ساز و کارهای سیستمی و ابزارهای B2BB به شما این اجازه را می دهد که تمامی سیستمهای نرم افزاری خود را مجددا مورد استفاده قرار دهید. کاربران تنها یک صفحه اینترفیس را بر روی مونیتور خود مشاهده می کنند و داشبوردهای BPM نمای کسب و کار یکسانی را به کاربران ارائه می دهد.

نکته: هر یک از این اجزاء کاربردی BPM، ارزشی را به منظرهای چندگانه عملکرد کسب و کار که قبلا توضیح داده شد (اثربخشی، شفافیت و چابکی) می افزاید.

اثربخشی فرایند:

فرض BPM بر این است که پارادایم مدیریت فعالیتهای کسب و کار در داخل چارچوب فرایندهای عملیاتی قرار دارد. یک فرایند کسب و کار ممکن است به خوبی مدیریت نشود اما نباید هیچ فرایندی بدون صاحب در سازمان وجود داشته باشد. این یکی از صریح ترین شرایط مدیریت فرایند است.
نکته: فرایند کسب و کار مجموعه ای است از وظایف و فعالیتهای هماهنگ شده رسمی که توسط افراد یا تجهیزات اجرا شده و هدف سازمانی خاصی را دنبال می نماید. به طور مثال دریافت و تکمیل یک سفارش در سازمان به عنوان یک فرایند شناخته می شود. این فرایند توسط مشتری و با ارائه سفارش آغاز و پس از تایید اعتبار مشتری، ساخت و در نهایت تحویل محصول سفارش شده پایان می یابد.
“مدیریت فرایندهای کسب و کار” تلاش می کند تا از طریق راه های ذیل اثربخشی کسب و کار را به حداکثر برساند:
–    تعیین فرایند بهینه برای شرایط جاری
–    اجرای اثربخش فرایندها تا حد امکان
–    کمک به اتخاذ تصمیمات و کنترلهای بهینه
برای افزایش سطح اثربخشی فرایند باید بدانید چه اتفاقی در فرایندها در حال انجام بوده و تغییرات بالقوه ای که می تواند کسب و کارتان را تحت تاثیر قرار دهند کدامند. مراحل و ابزارهای ذیل می توانند در این راه به شما کمک کنند.

پایش بهنگام
BPM امکان مشاهده فرایندهای جاری را فراهم نموده و شاخصهای کلیدی را با هدف پایش فرایندهای مهم و میزان اثربخشی آنها بر کسب و کار تعریف می نماید. از این طریق است که می توانید در خصوص میزان اثربخشی فرایند قضاوت کرده و فرایندهای جدیدی را طراحی کنید که با توجه به این شاخصها، عملکرد مجموعه را بهبود بخشد. به طور مثال می توانید فرایند لجستیک خود را در سراسر زنجیره تامین پایش نمایید. سپس شرایط را با کمک نمودارهای مختلف سنجیده و نقاطی که در فرایند تاخیر ایجاد می کنند را با پرچم قرمز نشانه گذاری می کنید. پلت فرم BPM مورد استفاده شما به صورت اتوماتیک موارد بحرانی را ارسال کرده و یا به نحوی اطلاع رسانی می کند. در چنین حالتی قادر خواهید بود بر اساس اطلاعات دریافتی، موانع را برای رفع تاخیر برطرف کرده و از طرفی مشتری نیز می تواند به صورت اتوماتیک میزان تاخیرات احتمالی در دریافت محصول را متوجه شود.

تحلیل “چه می شود اگر”
با استفاده از BPM قادر خواهید بود نحوه اجرای فرایند را قبل از استقرار در دنیای واقعی شبیه سازی کنید. همچنین مسیرهای گوناگون، سطوح منابع، نقشها و تحلیل های بیشمار “چه می شود اگر؟” را تجربه کنید. به طور مثال می توانید منابع انسانی را در فرایند سفارش گذاری افزایش داده و سپس میزان اثربخشی افراد جدید را بر کل فرایند تحلیل نمایید. لازم به ذکر است برای این منظور بایستی از نرم افزارهای مخصوص استفاده کرد و مهمترین نیازی که در این راستا مطرح می باشد اطلاعات پایه ای در مورد فرایند است یعنی باید کلیه زمانها (مربوط به هر فعالیت)، هزینه ها (به تفکیک مراحل اجرای کار) و سایر اطلاعات مورد نیاز برای شبیه سازی فرایند را در اختیار داشت.

مکانیزاسیون
“مدیریت فرایندهای کسب و کار” می تواند بسیاری از وظایف فرایند را که قبلا به صورت دستی اجرا میشد مکانیزه کند. این عمل از طریق ترکیب سیستمهای جدید و موجود صورت می پذیرد. برای آن دسته از وظایفی که همچنان باید به صورت دستی انجام شوند، نمودار گردش عملیات تهیه شده و در اختیار مجریان قرار می گیرد.

کنترل و تصمیم گیری
BPM امکان کنترل مستقیم در خصوص اعمال تغییرات و نقاط کنترلی را در اختیار مدیران کسب و کار قرار داده و از طریق سیستمهای اطلاعاتی، تسهیلات لازم برای مدیریت فرایندها را ایجاد می نماید. در این خصوص هیچگونه محدودیتی برای دسترسی مدیران به اطلاعات عملکرد فرایندهای مرتبط با ایشان ایجاد نخواهد شد (مگر در شرایط خاص و بنا به دلایل مشخص).
تعیین و ترسیم شرایط فعلی فرایند و تغییرات مورد نظر برای دستیابی به حالت بهینه بدون مشارکت کاربران کسب و کار میسر نخواهد بود. همچنین مدیران سازمان بر نقشها و سیاستهایی که رفتارهای فرایند را هدایت می نمایند کنترل مستقیمی دارند. در خصوص نحوه اعمال این کنترلها در ادامه توضیح داده می شود.
نکته: مشارکت دیگران در کنترل موجب از دست دادن کنترل نخواهد شد. مدیران سیستمهای IT می توانند این اطمینان را ایجاد کنند که BPM امکان هدایت لازم را برای ایشان تامین نموده و مدیران عملیاتی را در مورد اعمال صحیح تغییرات مطمئن سازند.

ادامه این مقاله در “چگونگی استفاده از BPM در سازمانها” را بخوانید.