چگونگی استفاده از BPM در سازمانها

در این مطلب به ادامه چگونگی استفاده از BPM در سازمانها به منظور پیشرفت در آن سازمان پرداخته می شود. این مقاله ادامه مطلب قبلی می باشد.

شفافیت فرایند

در برخی اوقات فرایندهای کسب و کار به عنوان یک جعبه سیاه در نظر گرفته می شوند. برای رفع این مشکل، BPM با استفاده از ابزارهای مدلسازی این امکان را فراهم می سازد تا فرایندها شفاف شده و قابلیت پایش داشته باشند.

تطابق آنچه که مدلسازی می شود با واقعیت

مدلها فقط مدل هستند و در دنیای واقعی کاربرد اجرایی ندارند. مسلما شما نمی توانید با مدل یک ماشین رانندگی کرده و یا در مدل یک خانه زندگی کنید. مدلها تنها برای نمایش ایجاد شده اند و عمده ترین مشکلی که ممکن است اتفاق بیفتد این است که مدل ترسیم شده با واقعیت فرق داشته باشد. این امر بیشتر زمانی اتفاق می افتد که شما با سیستمهای پیچیده تری مانند فرایندهای عملیاتی سروکار دارید.
اما تصور کنید اگر مدل با حقیقت مطابقت داشته باشد چه اتفاقی ممکن است واقع شود؟ یا چه می شود اگر آن چیزی را که مدل کرده اید در عالم واقعی اجرا شود؟ در مطابق اصول BPM حرکت کنید دقیقا آن چیزی را مدل می کنید که در حقیقت وجود داشته و در حال اجرا می باشد.
رویکرد مدل سازی در BPM تنها یک طراحی ساده نیست بلکه به عنوان موتور محرکه اجرای فرایندها در نظر گرفته می شود. استفاده از این روش سرعت و دقت را نسبت به قبل از آن بسیار بیشتر می کند.
نکته: در محیطهای سنتی طراحی معمولا از ابزارهای پیچیده و مدل های متفاوتی برای هر یک از مراحل طراحی چرخه عمر استفاده میشد و این مسئله می توانست موجب تاخیرات و تغییرات فراوانی گردد. اما BPM محیط منحصر به فردی را برای طراحی در اختیارتان قرار میدهد که می تواند مانع بروز این مشکلات شود. فقط بایستی به خاطر داشته باشید “ٱنچه را که در واقعیت وجود دارد مدل کنید”.

پایش و تحلیل فرایند

جمله معروفی وجود دارد که همیشه در اینگونه موارد استفاده می شود “آنچه را می توانی مدیریت کنی که قابل اندازه گیری باشد” و برعکس آن هم همیشه صادق است بدین معنی که اگر نتوانی برای کاری شاخص تعریف کنی و آن را پایش نمایی امکان مدیریت بر آن را هم نداری.
“مدیریت فرایندهای کسب و کار” این امکان را فراهم می کند که فرایندها را در حین اجرا مشاهده کرده و تعیین کنید که اجرای این فرایندها تا چه میزان بر شاخصهای کلیدی کسب و کار اثر می گذارند. ابزارهای مورد استفاده در BPM در سازمانها نه تنها امکان واکنش به نحوه اجرای فرایند را در اختیار شما قرار میدهد بلکه می توانید با استفاده از آنها مدیریت پیش گیرانه ای را بر فرایندهای خود اعمال کنید. با بررسی اطلاعات دریافتی می توان علل ریشه ای بروز ایرادات را تعیین و اقدامات لازم را برای بهبود فرایند تعریف نمود.
نکته: برای تعیین روند بهبود و یا بدتر شدن وضعیت فرایند، بایستی اطلاعاتی در خصوص اجرای فرایند در شرایط نرمال داشته باشید. هر چند وضعیت نرمال بستگی به زمان و موقعیت اجرا دارد.

Metadata

فرایندهای کسب و کار ترکیبی پیچیده از مدلها، نقشها، اطلاعات، منطقها، سرویسها و … می باشند. ساختار ایجاد شده برای توصیف این اطلاعات و نحوه کارکرد آنها با یکدیگر Metadata نام دارد. “مدیریت فرایندهای کسب و کار” با استفاده از Metadata کلیه امور را سر و سامان می دهد.

چابکی فرایند

اثربخشی و شفافیت فرایند پیشرفت قابل توجهی را در مجموعه ایجاد خواهد کرد اما با استفاده از BPM قادر خواهید بود فرایندهای سازمان خود را چابکتر کنید. از این طریق همچنین می توانید به سرعت تغییرات را در فرایندهای جاری و جدید سازمان اعمال نمایید.

ارتباطات و مشارکت

ارتباطات نامناسب به عنوان بزرگترین مانع تغییر شناخته شده اند. “مدیریت فرایندهای کسب و کار” می تواند این موانع را کاهش داده و خطوط مستقیمی را بین افراد مرتبط با فرایند ترسیم نماید. از این طریق می توان تیمهای فرایند را در خصوص موارد ذیل تقویت کرد:
–    توافق بر سر شاخصهای اندازه گیری عملکرد فرایند کسب و کار
–    نمایش فرایندهای ترسیم شده برای افراد مرتبط
–    شفاف سازی ارتباطات بین وظایف و نحوه اجرای آنها
و تمام اینها خارج از چهاردیواری شما اتفاق می افتد. با استفاده از BPM در سازمانها می توانید به کسب و کار سازمان خود مسلط شوید و همچنین مشارکت موثری بین مشتریان، شرکای تجاری و تامین کنندگان ایجاد نمایید.

توسعه سریع BPM در سازمانها

BPM در سازمانها از هر آنچه که قبلا در این زمینه تجربه کرده اید سریع تر است. این روش به شما اجازه میدهد تغییرات را در هنگام بروز حس کرده، اثرات آن را تعیین نموده و دانسته های خود را در خصوص نحوه تعامل با این تغییر در اختیار سایرین قرار دهید. همچنین از این طریق قادر خواهید بود در اسرع وقت نسبت به تغییرات روی داده پاسخ لازم را ارائه دهید.
“مدیریت فرایندهای کسب و کار” شما را در موارد ذیل یاری می دهد:
–    ایجاد یک نقطه مرکزی تغییر در فرایندها و نقشهای سازمانی
–    اعمال حداقل تغییرات در سازمان و گسترش رویکرد استفاده مجدد از توانمندیهای فعلی سازمان
–    امکان برون سپاری طراحی سیستمهای مکانیزه مورد نیاز
–    امکان تسریع در شبیه سازی فرایندهای جدید سازمان به ترتیب اولویتهای استقرار

فضای کاری بهره ور

افرادی که در یک فرایند کسب و کار سنتی مشغول به کار هستند معمولا بایستی با سیستمهای متعدد و مختلف سازمانی در تعامل باشند.
کار کردن در چنین شرایط بی سر و سامانی موجب کاهش بهره وری در سازمانهای امروزی می شود. بسته های نرم افزاری و سیستمهای طراحی شده قادر نیستند به سهولت با شرایط افراد مختلف تطابق پیدا کنند در نتیجه، افراد در بین سیستمها و برنامه های کاربردی مختلف سرگردان شده مجبور می شوند برای انجام کارهای مختلف از سیستمهای متفاوتی استفاده کنند و از این طریق بهره وری آنها کاهش می یابد.
با استفاده از BPM در سازمانها به کاربران فرایندها اجازه می دهید به جای کار کردن با سیستمهای مختلف و پیچیده، کارها و ابزارهای مورد استفاده خود را در یک محیط شخصی شده فرایندی خلاصه کنند.
بهبود مستمر فرایندها و تکنولوژی BPM در سازمانها این امر را ممکن می سازند. در یک محیط فرایندی مناسب دیگر نیازی نیست که کاربران نحوه کار خود را برای تطابق بیشتر با برنامه های کاربردی عوض کنند.
به طور مثال در یک فرایند ثبت سفارش، فروشنده بایستی علاوه بر چک کردن ایمیلها، نامه ها و فکس ها برای دریافت سفارشات وارده، سیستمهای مختلف فروش را برای ثبت سفارشات، سیستمهای مالی را برای ثبت اعتبارات مشتری و تاییدیه نحوه پرداخت و سرانجام سیستمهای تولید و برنامه ریزی را برای تعیین زمان احتمالی ارسال سفارش بررسی نماید. در حالی که با استفاده از BPM فروشنده در یک صفحه به کلیه اطلاعات یاد شده دسترسی داشته و در صورت لزوم می تواند اطلاعات مربوط به بخشهای مختلف را تکمیل نماید.

نوشته شده در طراحی سایت