چرخه حیات مدیریت فرایندهای کسب و کار را می توان به 4 مرحله اصلی طبقه بندی نمود که عبارت اند از: تعیین استراتژی ها، طراحی فرایند، اجرای فرایند و در نهایت کنترل و پایش فرایند
تعیین استراتژی ها
در این فاز استراتژی های سازمان مشخص و مستندات جامعی در این زمینه ایجاد خواهد شد. از آنجایی که استراتژی ها از طریق فرایندهای سازمانی محقق می شوند لذا تعیین ارتباط بین این دو بسیار ضروری است. در واقع قبل از آغاز پروژه های BPM بایستی جهت گیری و استراتژی های فرایند مشخص شده باشد تا با استفاده از آن، پروژه به بیراهه نرفته و بر مبنای نیازها، مشکلات و اهداف سازمان برنامه ریزی شود. عمده ترین مزیتهای این فاز تعیین فرایندهای End To End، مشخص نمودن اهداف فرایند و در نهایت قابلیت تمرکز بر فرایندهای مهم می باشد.
خروجی ها و نتایج این فاز عبارتند از:
• تهیه ماتریس حوزه بندی کسب و کار که در این ماتریس جایگاه های سازمانی و همچنین اهداف آنها مشخص و تعریف می گردد
• تعریف فاکتورهای کلیدی موفقیت سازمان که از طریق مصاحبه با مدیران ارشد و متخصصین سازمان استخراج می گردد
• تعیین محدوده فرایندها به منظور تهیه مدلی جامع از آنها. در واقع محدوده فرایندها مشخص می نماید که تا چه سطح و عمقی می بایست نسبت به طراحی فرایندهای سازمان اقدام نمود
• تهیه مجموعه های فرایندی که با استفاده از آن کل سازمان در قالب چند مجموعه فرایند کلان مدل می گردد
• تدوین اهداف هر یک از مجموعه فرایندهای کلان با توجه به اهداف سازمان و همچنین فاکتورهای کلیدی موفقیت
طراحی فرایند
در دومین فاز که از نظر زمان و منابع انسانی حجم قابل توجهی را به خود اختصاص می دهد، فرایندهای موجود شناسایی و جریان آنها نمایش داده شده، افراد مرتبط و نحوه تعاملات آنها تعیین و توافقات لازم اخذ خواهد شد. عمده ترین مزیتهای این فاز تعیین فرایندهای کسب و کار، شناسایی و مستند سازی نقاط ضعف و تخمین میزان قابل بهبود، تعریف شاخصهای اندازه گیری و نحوه بهینه سازی فرایندها می باشد. خروجی ها و نتایج این فاز عبارتند از:
• تجزیه و تحلیل فرایندهای سازمان. در این مرحله فرایندهای وضعیت موجود شناسایی و مدل می شوند
• شناسایی نقاط ضعف. با توجه به اهداف و مشکلات سازمان، نقاط ضعف مربوط به فرایندها استخراج و بر مبنای آن، فرایندهایی که قابلیت بهبود دارند انتخاب می شوند
• طراحی فرایندهای هدف که با استفاده از فرایندهای موجود و با حذف نقاط ضعف آنها به دست می آید
• امکان سنجی اجرای فرایندهای هدف با توجه به هزینه های اجرا
اجرای فرایند
در این فاز فرایندها بر اساس آنچه در جریان طراحی پیش بینی شده اند، اجرا می گردند. این اجرا شامل کلیه زیرساختهای مورد نیاز از قبیل ساختار سازمانی، سیستمهای مکانیزه و سایر نیازمندیها می باشد.
از عمده مزایای این فاز می توان به این موارد اشاره نمود: تطابق فرایندها با اهداف، دستیابی به ساختار سازمانی فرایندی، افزایش اثربخشی و تاثیرپذیری سیستمهای فن آوری اطلاعات، افزایش رقابت پذیری و تضمین موفقیت پروژه. خروجی ها و نتایج این فاز عبارتند از:
• ساختار سازمانی منطبق بر فرایندها
• اصلاح جریان فرایندها و کار
• اصلاح و بهبود سیستمهای فن آوری اطلاعات
• کنترل شاخصها
• آموزش متخصصین فرایندها
کنترل و پایش فرایندها
در این فاز تک تک فرایندها به منظور مشاهده اطلاعات در وضعیت های مختلف تحت نظارت قرار گرفته و آمار عملکرد آنها به منظور بهبود فرایندهای مرتبط و وابسته مورد استفاده قرار می گیرند. عمده ترین مزایای این فاز افزایش اعتماد به فرایندها و اثربخشی آنها، بهبود مستمر و دستیابی به یکپارچگی با استفاده از برقراری ارتباط بین سازمان و فرایندها می باشد. خروجی ها و نتیج این فاز عبارتند از:
• تعریف و استقرار سیستم KPI که با استفاده از مصاحبه های مدیریتی و ماهیت سازمان و فرایندهای آن انجام می پذیرد
• اندازه گیری عملکرد فرایندهای کسب و کار با استفاده از KPI ها
• ممیزی فرایندها در راستای اطمینان از عملکرد آنها در جهت قواعد و قوانین داخلی سازمان
• تعریف و تهیه سیستم گزارشگیری در جهت ارایه گزارش عملکرد سازمان به سطوح مختلف مدیران
دیدگاه خود را بنویسید