پورتال سازمانی در سازمان های ایرانی

پورتال در سازمان های ایرانی

چند سالی است که در سازمان های ایران به ویژه در سازمان های بزرگ دولتی و یا سازمان های بزرگ بخش خصوصی پدیده ای به نام پورتال سازمانی فراگیر شده است. اما واقعا پورتال سازمانی چیست و همه سازمان هایی که ادعای اجرای پروژه پورتال های سازمانی دارند واقعا این پروژه را اجرا کرده اند؟ و یا همه فروشندگان نرم افزار و یا مجریان پروژه های فناوری اطلاعات که مدعی اجرای پروژه پورتال سازمانی هستند تا چه میزان نسبت به ویژگی ها، اختصاصات و الزامات یک پورتال سازمانی آگاهی دارند؟ چالش های اجرای پروژه پورتال سازمانی چیست، نحوه مدیریت پروژه های پورتال سازمانی چگونه است و … . این ها سوالاتی است که سعی میکنیم در این نوشتار به آن ها پاسخ دهیم.

پورتال سازمانی چیست؟

پورتال سازمانی و رایج شدن این اصطلاح پدیده ای نسبتا جدید است. از اواسط دهه هشتاد و کمی بعد از رایج شدن اصطلاح پورتال، عبارت پورتال سازمانی(ترجمه تحت اللفظی Enterprise portal) نیز با کاربرد این کلمه توسط چند شرکت ارائه دهنده نرم افزارهای مدیریت محتوا، کم کم به دایره واژگان فناوری اطلاعات وارد شد. مانند هر پدیده جدیدالورود دیگری تعریف و چارچوب خاصی برای این اصطلاح وجود نداشت دلیل آن هم عدم وجود تعریفی جامع برای عبارت پورتال بود. عدم ارائه تعریفی جامع برای پورتال، منجر به ابهام بیشتر در تعریف مفهومی به نام پورتال سازمانی بود. در اوایل رایج شدن این اصطلاح شرکت های بسیاری به دلیل عدم وجود تعریف و استاندارد حداقلی برای این مفهوم، سیستم های مدیریت محتوای خود را به عنوان نرم افزار پورتال سازمانی عرضه کرده و بعضا موفق به اجرای پروژه هایی تحت عنوان پروژه پیاده سازی پورتال سازمان شدند. اما در واقع پروژه ای که اجرا کرده بودند در خوش بینانه ترین حالت اجرای مناسبی از یک سیسم مدیریت محتوا بود. با گذشت زمان و توسعه نیازهای سازمانی و الزام سازمان ها به ارائه خدمات الکترونیکی، محدودیت های پروژه های اجرا شده و نرم افزارهای خریداری شده اندک اندک نمایان شد. نرم افزارهایی که تحت عنوان پورتال سازمان خریداری شده بودند از پیاده سازی و اجرای سطح پایینی از خدمات الکترونیکی عاجز مانده و امکان یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای درون سازمانی را به عنوان حداقل توانمندی های یک پورتال نداشتند. این نرم افزارها از همان ابتدا نیز صرفا برای مقاصد اطلاع رسانی و انتشار محتوا طرح ریزی و پیاده سازی شده اما به دلیل فقدان تعریف مناسبی از مفهوم پورتال سازمانی، به جای این مفهوم در سازمان ها پیاده سازی شده بودند.

به نظر میرسد یکی از دلایل بروز این اشکالات عدم نیاز سنجی صحیح در سازمان های ایرانی است.مرحله شناخت و نیازسنجی در اجرای پروژه های فناوری اطلاعات چنانچه به درستی صورت نگیرد نتیجه آن صرف هزینه های کلان برای به دست آوردن هیچ است. به عنوان مثال چنانچه نیازمندی ساده ای مانند اخبار و اطلاع رسانی که با یک سیستم مدیریت محتوای عمومی به خوبی پوشش داده میشود تحت عنوان یک پروژه پورتال سازمانی تعریف گردد نتیجه ای جز تقاضا برای خرید نرم افزاری گران قیمت نخواهد داشت. ارائه دهندگان نرم افزار نیز ممکن است در بهترین حالت نرم افزارپورتال سازمانی خود را برای همین نیازمندی محدود به سازمان ارائه کنند. در حالت بدبینانه نیز ممکن است سازمان، یک سیستم مدیریت محتوا را با عنوان نرم افزار پورتال سازمان و با صرف مبالغ کلانی تهیه نماید و بدیهی است به دلیل نیاز محدود سازمان کارفرما، وی به جنبه های پورتالی نرم افزار خریداری شده توجهی نکرده و نرم افزار را از این حیث مورد ارزیابی قرار ندهد.

شاید عجیب باشد اما به نظر میرسد راه حل این مشکل در اصلاح ادبیات ارتباطی واحدهای فناوری اطلاعات سازمان های کارفرمایی نهفته باشد.  شاید اگر مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات سازمان ها در هنگام طرح نیازمندی خود از معنای واقعی واژگان این حیطه استفاده کنند کمتر شاهد اتلاف هزینه های اجرای پروژه های مرتبط باپورتال سازمانی باشیم. زیرا الزاما به دلیل اینکه سازمان متبوع ما سازمان بزرگی با توان مالی بالا جهت خرید زیرساخت های فناوری اطلاعات است حتما برای ارائه ساده اخبار و اطلاعات خود نیاز به یک پورتال سازمانی ندارد. اینجاست که میتوان با انتخاب و جایگزین کردن کلمات صحیح، از صرف مبالغ هنگفت برای چیزی که نیاز نیست جلوگیری کرد.

نوشته شده در طراحی سایت