نکته هایی در خصوص خرید و راه اندازی پورتال سازمانی

چنانچه در بخش فناوری اطلاعات یک سازمان بزرگ مشغول به کار باشید حتما تا به حال پروسه خرید برنامه های کاربردی نرم افزاری را تجربه کرده اید. نرم افزارهایی که قیمت آن ها از چند میلیون تا چندصدمیلیون تومان و یا حتی بیشتر متغیر است. نرم افزارهایی که هرکدام در سازمان، متقاضی معلوم و مشخصی دارد و متولی آن بخش نیز در خرید نرم افزار با شما همکاری داشته است. (مانند نرم افزارهای مالی برای بخش مالی، نرم افزارهای منابع انسانی برای بخش منابع انسانی و …) روال خرید اینگونه نرم افزارها تا قسمتی معلوم و مشخص است. واحد متقاضی نیاز خود را اعلام کرده و حتی ممکن است شرکت های ارائه دهنده نرم افزار را نیز به شما معرفی کرده باشد. در این صورت وظیفه واحد فناوری اطلاعات صرفا بررسی تکنیکال نرم افزارهاست و چندان در فرایند معاملاتی آن دخالت ندارد.

اما این پروسه شسته رفته و شفاف اگر برای هر نرم افزاری صدق کند قطعا برای خرید نرم افزار پورتال سازمانی به شما کمکی نمیکند. دلایل متعددی برای این امر وجود دارد و مهمترین آن این که یا هیچ واحدی خود را متولی نرم افزار پورتال نمیداند و یا همه واحدها خود را صاحبنظر در آن و متولی آن میدانند. از طرف دیگر ویژگی ها، مشخصات و حدود یک نرم افزار پورتال سازمانی تا حد زیادی مبهم و نامشخص است. چه چیزهایی را باید از نرم افزار پورتال سازمانی انتظار داشت و چه چیزهایی بیرون از دایره ویژگی های یک پورتال است؟ همه این موارد و چند مورد دیگر که در ادامه به آن خواهیم پرداخت دست به دست هم میدهند تا پروسه خرید نرم افزار پورتال سازمانی، به پروسه ای پیچیده و زمان بر و در عین حال سهل و ممتنع تبدیل شود. اما چطور ممکن است یک پروسه همزمان پیچیده و زمان بر و در عین حال سهل و ممتنع باشد؟

راهنمای عملی خرید و راه اندازی پورتال سازمانی

1- تسهیم مسئولیت: بر اساس تجربه، هشتاد درصد تقاضاهای خرید پورتال سازمانی معمولا از یکی از این سه نقطه در سازمان آغاز میشود: 1- مدیریت ارشد سازمان 2- واحد روابط عمومی 3- واحد فناوری اطلاعات
در نظر داشته باشید که تجربه نشان داده است که چندان تفاوتی نمیکند که این نیازمندی از کدام نقطه از نقاط سه گانه فوق سرچشمه گرفته باشد. چون در هر حال شما ناگزیرید در این مورد با واحد روابط عمومی همکاری کنید. به دلایل مختلفی که قبلا و در مقالات دیگر گفته ایم واحد روابط عمومی همیشه خود را یکی از ارکان مدیریت پورتال ها میداند (شاید به این دلیل که یکی از وجوه پر رنگ پورتال ها اطلاع رسانی است). بنا براین سعی کنید با تسهیم مناسب تصمیم گیری با این واحد ضمن اینکه از دانش و اطلاعات ایشان برای استخراج نیازمندیهای سازمان در حوزه اطلاع رسانی در پورتال استفاده میکنید بخشی از مسئولیت تصمیم گیری را نیز به این واحد واگذار کنید.

2– شناخت نیازمندی ها: قبل از اقدام به آغاز فرآیند خرید، شناخت کلی نیازمندی های سازمان میتواند راهگشای شما در ادامه مسیر باشد. مصاحبه های کوتاه با واحدهای مختلف سازمان به شما این دید را میدهد که در زمان نگارش RFP نیازهای سازمان را به شکل مناسبی به نیازمندی های نرم افزاری ترجمه کنید. همچنین اجرای این فاز به شرکت مجری پورتال در درک و ایجاد معماری محتوای پورتال کمک بزرگی خواهد کرد.

3- نگارش RFP : نوشتن یک RFP دقیق و خالی از ابهام هم در وقت شما صرفه جویی میکند و هم در منابع سازمان. RFP میتواند به شرکت های ارائه کننده نرم افزار دید واحدی از نیازمندی های شما بدهد و این کمک میکند تا همه شرکت ها با یک دید واحد ارائه پیشنهاد کنند. در این حالت شما مطمئن خواهید بود که بین شرکت های ارائه دهنده پیشنهاد قضاوت منضفانه ای صورت داده اید. بنا براین در صرف زمان برای نوشتن RFP صرفه جویی نکنید.

4- برآورد قیمت اولیه: برآورد قیمت اولیه پروژه از این حیث که مشخص کننده شیوه خرید سازمان شماست اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال چنانچه برآورد اولیه شما زیر نرخ مناقصات باشد شما میتوانید با فرایند استعلام خرید خود را انجام دهید اما در غیر این صورت باید آماده ماراتن مناقصه باشید. برای استخراج و برآورد اولیه قیمت، لیست قیمت شرکت های ارائه دهنده نرم افزار پورتال سازمانی میتواند منبع خوبی برای این کار باشد. ضمن اینکه میتوانید RFP اولیه خود را در اختیار شرکت ها قرار داده  و از ایشان بخواهید برآورد اولیه خود را اعلام کنند.

5- دعوت از شرکت های ارائه کننده: نحوه ورود به این مرحله، بستگی زیادی به خروجی مرحله قبل دارد. اگر در مرحله قبل به این نتیجه رسیده اید که باید مناقصه برگزار کنید کار چندانی در این مرحله ندارید و باید سررشته امور را به واحد تدارکات بسپارید. اما در غیر این صورت باید لیستی از شرکت های ارائه دهنده نرم افزار پورتال آماده کرده و RFP خود را برای آن ها ارسال کنید. برخلاف ظاهر کار آسانی در پیش نیست. بیش از 200 شرکت را در اینترنت شمرده ام که میگویند مجری پروژه های پورتال هستند اما شرکت های واقعی ارائه دهنده نرم افزار پورتال سازمانی بیش از 7 یا 8 شرکت نیستند. اگر موفق شدید این شرکت ها را شناسایی کنید از ایشان بخواهید بر مبنای RFP شما پروپوزال خود را به همراه قیمت پیشنهادی ارسال کنند. شرکت ها معمولا برای ارائه قیمت شیوه های متفاوتی دارند. اما اگر از ایشان بخواهید قیمت ها را به تفکیک خواسته های شما در RFP ارائه کنند در بررسی قیمت ها کار ساده تری در پیش خواهید داشت. ضمنا هیچگاه ضرب المثل شنیدن کی بود مانند دیدن را فراموش نکنید. از شرکت ها بخواهید برای پرزنت نرم افزار پورتال خود شرایطی را فراهم کنند. سعی کنید در زمان پرزنت محصول برنامه خود را به شرکت ارائه دهنده بگویید چون به عنوان مثال لازم نیست اگر شما نیازی به یک سیستم عظیم فرم ساز ندارید وقت خود را صرف شنیدن ویژگی های آن کنید. همچنین بر اساس RFP خود چک لیستی آماده کنید و در زمان پرزنت و یا از روی پروپوزال شرکت های ارائه دهنده چک لیست خود را علامت بزنید.

6- انتخاب: چک لیست و فرم های امتیازی خود را بررسی کنید. کدام شرکت و کدام محصول حداکثر نیازهای سازمان را برآورده کرده است؟ مطمئنا تنها پارامتر موثر بر انتخاب شما امتیاز چک لیستتان نیست. قیمت نرم افزارها هم بسیار تعین کننده است. رزومه شرکت ها هم میتواند عامل دیگری باشد. گرچه شاید این مورد کمی گول زننده هم باشد. یک رزومه بزرگ ضمن اینکه معرف تجربه یک شرکت است میتواند عامل کندی و لختی یک شرکت در زمان پشتیبانی باشد و بر عکس یک شرکت تازه کار میتواند برای اجرای موفق پروژه پورتال شما انگیزه های فراوانی داشته و چابک تر عمل کند و حداقل تا زمانی که تعداد مشتریانش زیاد نشده باشد به شما در زمان پشتیبانی خدمات VIP ارائه کند!

نوشته شده در : شرکت مهندسی داده ورزی فرا