مدل سازی فرایندهای سازمانی

امروزه بحث شناسایی و مدلسازی فرایندهای سازمانی، بحثی است که در بسیاری از صنایع با ابعاد کوچک و بزرگ مطرح بوده و می تواند به عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب و کار در نظر گرفته شود. اهمیت این مسئله زمانی بیشتر مشخص می شود که میزان تاکید استانداردهایی از قبیل ایزو، EFQM و سایر استانداردها را در این زمینه بررسی کنیم. به طور مثال در جدیدترین ویرایش مدل EFQM (ویرایش 2010) 10% امتیازات به فرایندها تخصیص یافته که نمود آن در مدل های ایجاد شده قابل رویت می باشد.

به تصویر درآوردن توالی فعالیتهای کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن را مدلسازی فرایند می نامند. هدف از مدلسازی فرایندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و بهم به راحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین تمامی ذینفعان مجموعه می باشد.
مدلسازی فرایندها فعالیتی است که توسط تحلیلگران و صاحبنظران به منظور استخراج فرایندهای موجود، نمایش فرایندهای پیشنهادی و نهایی سازی مدلهای بهبود یافته در اکثر متدولوژی ها و استراتژی های بهبود مورد استفاده قرار می گیرد. در چنین فعالیتی تحلیلگران از ابزارهای مدلسازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و شرایط آینده سازمان استفاده می کنند.
برای مدلسازی از استانداردهای مختلفی استفاده می شود که می توان به فلوچارت، استاندارد BPMN و … اشاره نمود ولی در ادامه با توجه به تجربیات نگارنده، استاندارد زنجیره ارزش برای سطوح بالایی فرایندها و استاندارد EPC (Event Driven Process Chain) برای ترسیم سطوح پایین تر ارایه می گردد. استفاده از استاندارد برای مدل سازی فرایند دارای مزایای بسیاری است که برخی از آنها عبارتند از:
•    ایجاد تفکر مشترک و گروهی
•    تسهیل ارتباطات
•    ایجاد درک متقابل
•    راهکار دسترسی به کیفیت
•    راهکار بهبود مستمر
•    عامل اعتماد مشتری
•    عامل رضایت مشتری
•    راهکار تشخیص و پیشگیری
•    راهکار کنترل
•    کاهش هزینه و ضایعات

زنجیره ارزش
نمودار زنجیره ارزش فرایند عمدتا برای نشان دادن نقشه فرایندهای اصلی سازمان و در سطح کلان به کار برده شده و علاوه بر اینکه یک دید کلی از فرایندهای موجود ارائه می کند، نقطه آغازیست برای نگرش ایده آل به فرایندهای سازمانی. در این نقشه از علایم معدودی استفاده می شود که عبارتند از: زنجیره ارزش باز و زننجیره ارزش بسته.
از نظر مفهومی تفاوت خاصی بین این دو سمبل وجود ندارد به جز اینکه نوع بسته آن در ابتدا و انتهای زنجیره و نوع باز آن در مابین زنجیره استفاده می شود.
برای نمودار زنجیره ارزش فرایند می توان دو نوع ارتباط مهم به شرح ذیل متصور بود:
•    سلسله مراتب فرایندی
•    پیشنیازها

ترسیم فرایند با زبان EPC
EPC مدلی است پویا که کلیه منابع مورد نیاز جهت تحقق کسب و کار را در کنار هم جمع کرده و آنها را برای نمایش آن بخش از وظایف یا فعالیتها که ارزشی به کسب و کار اضافه می کنند، سازماندهی می نماید.
نمادهای اصلی مورد استفاده در EPC عبارتند از:
•    رویداد (Event)
•    کارکرد (Function)
•    قاعده (Rule)
•    منابع (Resource)؛ از قبیل سیستم، ساختار سازمانی، داده ها و …
در این مدل، کارکردها به وسیله رویداد فعال شده و هر کارکرد می تواند یک یا چند رویداد را ایجاد کند و به همین خاطر است که زنجیره فرایند بر اساس رویداد نامیده می شود.
نکته: اصول اولیه ای که باید در هنگام ترسیم EPC در ذهن داشته باشیم:
هر مدل بایستی حداقل یک رویداد شروع و یک رویداد پایان داشته باشد.
رویدادها و کارکردها همیشه یک در میان می آیند مگر در سطوح پایینی فرایند که امکان تشخیص رویدادها به راحتی میسر نباشد.