سازمان های فرایند محور و نقش BPM در آن ها

سازمان های فرایند محور و نقش BPM در آن ها

در بیشتر عصر صنعتی، ساختارهای سازمان های فرایند محور مبتنی بر مجموعه ای از وظایف و فانکشنها از قبیل مالی، فنی، بازرگانی و … استوار بود. در قرن بیستم ساختارهای سازمانی با هم ادغام شده و واژگانی مانند خط تولید (جایی که تمام عملیات مرتبط با یک محصول خاص در آنجا شکل می گیرد) و ماتریس (ساختارهای فانکشنال و پروژه ای) توسعه یافت. در سالهای اخیر و با گسترش رویکرد ناب مدلهای جدیدی در سازمانها پدیدار شد که از طریق همسو کردن منابع انسانی، عملیات اجرایی و سرمایه با فرایندهایی که برای مشتری ایجاد ارزش می کنند نوع جدیدی از معماری سازمانی را تعریف نمود.

“مدیریت فرایندهای کسب و کار” به سازمانها توصیه می کند تا معماری کسب و کار خود را بر اساس فرایندهایی که برای مشتریان ارزش افزوده ایجاد می کنند تنظیم نمایند. سازمانهای پیشرفته با این دسته از فرایندها به عنوان دارایی های باارزش سازمانی برخورد می کنند. تکنیکهای مورد استفاده در BPM باعث خواهند شد تا فرایندها به نحوی طراحی و اجرا شوند که ارزش خاصی را ایجاد نمایند.

تعریف مجدد نقشها

مسلما تغییر در ساختارهای وظیفه ای کار آسانی نیست اما با توجه به نیازمندیهای BPM بایستی نقشهایی را ایجاد کرد که بر اساس آن بتوان راه میان بری را برای حرکت از ساختارهای وظیفه ای به سمت کسب و کارهای فرایند محور ایجاد نمود. برخی از این نقشها عبارتند از:
–    متولی فرایندهای سازمانی: فردی که فرایندهای سازمان را تعریف و اجرایی نموده و مسئولیت پاسخگویی در قبال ایجاد فرهنگ فرایند محوری در سازمان که شامل مهارتها، سیستمها و رفتارهای سازمانی است را به عهده دارد.
–    معمار فرایند: فردی است که مدلها و چارچوبهای سازمانی را برای فرایندهای اصلی و پشتیبانی سازمان ایجاد می کند. این مدلها عبارتند از نمودارهای جریان کار، شاخصهای کلیدی فرایند و برنامه های کنترلی فرایندها
–    صاحبان فرایندهای کسب و کار: افرادی هستند که مسئولیت اجرای فرایندها را در سطح سازمان به عهده دارند.
–    مهندسین فرایند: افرادی هستند که زمان اجرای فرایندهای کسب و کار را با استفاده از برنامه های کاربردی و سیستمهای عملیاتی، اندازه گیری می کنند.
–    تحلیل گر فرایند: متخصصانی هستند که مشخص می کنند کدام رویدادها بایستی پایش شوند، مشکلات فرایند را شناسایی کرده و راه حلها را قبل از وقوع مشکلات ارائه می دهند.
–    مجریان فرایند (پرسنل مشغول به کار در فرایندها): به آن دسته از افرادی اتلاق می شود که نه تنها در درون یک فرایند مشغول به کار می شوند بلکه دانش لازم را در خصوص میزان تاثیر فرایند، در جریان ارزش سازمانی درک می کنند.
البته در برخی از سازمان های فرایند محور ممکن است با توجه به ابعاد مجموعه و سایر عوامل تاثیرگذار، یک نفر مسئولیت چند نقش را به عهده داشته باشد. در چنین شرایطی بایستی حتما در نظر داشت که متولی این کار از دانش و آگاهی کافی برخوردار باشد.

مالک فرایند باشید

مهمترین نقش در سازمان های فرایند محور مالک فرایند است، شخصی که کلیه فانکشنها و فعالیتها را در تمامی سطوح یک فرایند طراحی، هماهنگ و مدیریت می کند. مالک فرایند معمولا فردی است از داخل کسب و کار که دارای اختیار و یا توانایی کافی برای اعمال تغییر در فرایندهای تحت مدیریت خود می باشد به نحوی که حاصل این تغییرات موجب بهبود در کارایی و اثربخشی کل زنجیره ارزش سازمان شود. مسئولیت اندازه گیری فرایند و سیستمهای بازخوردی، مستندسازی و آموزش نحوه اجرای فرایند به عهده این فرد می باشد. مالک فرایند همچنین مسئولیت نامحدودی در اعمال بهبودها به عهده دارد.

کار کردن در دنیای فرایند محور

هر عضو فرایند بخشی از یک گروه، سیستم و تکنولوژی جهانی است که به اتفاق یکدیگر ارزشی را برای مشتری خلق می کنند. اعضای این مجموعه نه تنها در قبال وظایف محول شده خود (آن دسته از وظایفی که برای انجام آنها آموزشهای لازم را فرا گرفته اند) احساس مسئولیت می کنند، بلکه نقش خود را در مجموعه ای که منجر به تولید کالا / خدمت مورد نظر مشتری می شود کاملا درک می نمایند.
یک عضو فرایند از موقعیت خود در جریان ارزش و تاثیر انجام وظیفه خویش بر همکاران مراحل قبلی و بعدی آگاه است ولی با استفاده از مدلسازی فرایند BPM، تمامی اعضاء فرایند نقش خود در خلق ارزش برای مشتری را بهتر درک خواهند نمود. ترسیم نمودارهای جریان کار می توانند در این زمینه مفید باشند. پایش بهنگام، امکان ارائه بازخوردهای لازم را فراهم کرده و سیستمهای کنترلی BPM اقدامات لازم را در هنگام بروز خطا پیش بینی می کنند.
نکته: بسیاری از فرایندها برای شرایط و برنامه های کاربردی تهیه شده که در حال حاضر تغییر یافته اند. متاسفانه بسیاری از افرادی که در این گونه فرایندها به کار اشتغال دارند، به ندرت با اعمال تغییرات مواجه شده و کمتر این سوال را می کنند که “چرا ما کارمان را اینگونه انجام می دهیم؟ آیا امکان اجرای فرایند به نحو بهتری وجود ندارد؟” اما BPM این افراد را قادر می سازد تا فرایندها را به صورت شفاف مشاهده نموده و آنها را درک و تحلیل نمایند و همچنین با مشارکت مستقیم خود موجب بهبود در فرایند شوند.

ارتباط بین استراتژی و عملیات

سازمان های فرایند محور، چارچوبهای خود را برای ایجاد ارتباط بین استراتژی های کسب و کار و واحدهای عملیاتی سطح بندی می کنند. شما می توانید استراتژی ها را با هدف تعریف شاخصهای عملیاتی برای زنجیره ارزش سازمان های فرایند محور ترسیم نمایید. BPM متدهای مختلف سازمانی مانند ارزش افزوده اقتصادی و شاخصهایی از قبیل کارت امتیازی متوازن را به شاخصهای فرایند عملیاتی پیوند می دهد.

نوشته شده در طراحی سایت