پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند از سه منظر اصلی

پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند از سه منظر اصلی

مدیریت فرایند کسب و کار نامی شایسته برای این موضوع است زیرا سازمان را از سه منظر اصلی کسب و کار، فرایند و مدیریت مورد بررسی قرار میدهد. در ادامه این مقاله، هریک از این سه منظر توضیح داده میشوند:

منظر کسب و کار (Business)

این منظر به ارزش ها و خروجی های سازمانی اشاره دارد که برای مشتریان و ذینفعان دارای اهمیت است. BPM تلاش میکند تا دستیابی به اهداف مورد نظر سازما را تسهیل نماید. اجرای مدیریت کلان مجموعه را در سطوح بالای سازمان حمایت کرده  و عملکرد را در سطوح عملیاتی بهبود میبخشد، نوآوری را گسترش میدهد، موجب افزایش بهره وری شده، رضایت مشتری و حس وفاداری را توسعه داده و اثربخشی را در کلیه سطوح منابع انسانی افزایش میدهد.
استقرار BPM میتواند این اطمینان را حاصل کند که فعالیت های در حال اجرای سازمان با اهداف و استراتژی های تعیین شده تناسب دارند. در این حالت کلیه منابع و تلاش ها بر خلق ارزش مورد نظر مشتری متمرکز خواهند شد. متدولوژی مدیریت فرایند های کسب و کار، سازمان را برای ارائه پاسخ های سریع به تغییرات آماده کرده و چابکی مورد نیاز را برای انطباق مستمر بین نیاز های محیطی و رفتارهای سازمانی ایجاد مینماید.

منظر فرایند

جنبه فرایندی به خلق ارزش از طریق فعالیت های ساخت یافته میپردازد که اصطلاحا به آن فرایند گفته میشود. فرایندهای عملیاتی، منابع و مواد خام را به محصولات و خدمات برای مشتریان فرایند بعدی و یا مشتری نهایی تبدیل میکنند. این تبدیل نشان دهنده چگونگی کارکرد یک کسب و کار و اکسیر جادویی یک سازمان است. هر قدر این تبدیل ها با کارایی بیشتری انجام شوند موجب کسب موفقیت بیشتر در خلق ارزش میشوند.
نکته: دانش فرایندها پل ارتباطی بین مدیریت صنعتی قدیمی و مدرن محسوب میشود (از زمان تمرکز بر کیفیت دانشمندانی از قبیل دمینگ، Juran, Shingo, Crosby و  Petersبا فعالیت های اخیر مانند شش سیگما و ناب). BPM متدولوژی های یاد شده را به صورت یکپارچه در آورده و موجب پیشرفت شگفت انگیز در تعریف، انداه گیری، تحلیل و کنترل میگردد.
استقرار BPM موجب خواهد شد تا فرایندهای کسب و کار سازمان اثر بخش تر ، شفاف تر و چابک تر  شوند. مشکلات قبل از رسیدن به مرحله ظهور شناسایی و ریشه کن خواهند شد. فرایندها خروجی های معیوب کمتری ایجاد کرده و آن دسته از ایرادات به وجود آمده نیز با سرعت بیشتری رفع میگردند. در ادامه توضیحات مختصری در خصوص مفاهیم اثربخشی، شفافیت و چابک سازی که از نتایج کلیدی مدیریت فرایندهای کسب و کار به شمار میروند ارائه خواهد شد.

اثربخشی فرایند

فرایندهایی که از اثربخشی مناسبی برخوردار باشند دارای ثبات بیشتری بوده، حداقل اتلاف ها را بوجود آورده  و ارزش خالص بیشتری را برا مشتریان و ذینفعان خلق میکنند. BPM موجب افزایش اثربخشی فرایند از طریق افزایش سطح مکانیزاسیون (عمدتا از طریق پورتال های سازمانی)، هماهنگی بین نیروی انسانی، اطلاعات و سایر سیستم ها می گردد.
نکته: بر خلاف روش ها و ابزارهای قدیمی، BPM اثربخشی را از طریق سیستم های خشک و نامنعطف کنترل و تمرکز بر محدوده های عملیاتی افزایش نمیدهد بلکه سازمان را قادر میسازد خودش را به صورت مستمر با وقایع و شرایط دنیای واقعی و زمان واقعی از طریق سیستم های مبتنی بر فناوری اطلاعات و پورتال ها، هماهنگ نماید.

شفافیت فرایند

شفافیت ویژگی است که میزان آشکاری و قابل مشاهده بودن فرایندها و اثربخشی فعالیت های اصلی آن را به نمایش میگذارد. امروزه بسیاری از کسب و کارهایی که قبلا فرایندهای خود را در قالب سیستم های محرمانه کد گذاری کرده بودند به شدت از ادامه این روند اجتناب میکنند زیرا در صورت پیروی از مسیر قبلی دنیای کسب و کار آن ها به مرداب های فانی تبدیل خواهد شد. مدیریت فرایند های کسب و کار این صندوقچه های بسته را باز کرده و اجزای داخلی فرایندهای این قبیل کسب و کار ها را به نمایش خواهد گذارد. با استفاده از متدولوژی BPM میتوانید مستقیما تمام اجزاء یک فرایند شامل طراحی مدل ها، جریان عملیات، نقش ها، سیستم ها و واحدهای مرتبط را شناسایی کرده و همچنین عملکرد فرایند شامل وقایع و روند عملیات را به صورت به هنگام مشاهده نمود. مدیریت فرایندهای کسب و کار، نیروی انسانی شاغل در سازمان را قادر میسازد ساختار گردش فرایندها و ردیابی نتایج و علل بروز مشکل را ایجاد و مدیریت نماید.

چابک سازی فرایند

یکی از مهمترین انتظاراتی که از یک مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد توانایی انجام تغییر است زیرا به قول دانشمندان “تنها چیزی که هیچگاه تغییر نمیکند تغییر است.” تغییر سازمانی یعنی توانایی وفق دادن یک مجموعه با تغییرات پیش آمده در وقایع و شرایط داخل و خارج از سازمان که قادرند بر عملکرد و خروجی های آن مجموعه تاثیرگذار باشند. BPM قابلیت چابک سازی فرایندها را ایجاد کرده و زمان و اقدامات مورد نیاز برای ترجمه نیازمندی های کسب و کار و ایده ها به اقدامات عملی جهت دستیابی به آن را کاهش میدهد. BPM همچنین این امکان را برای نیروی انسانی فراهم میکند تا فرایندها را با دقت و سرعت تعریف نمایند. از این طریق میتوان تحلیل های “چه میشود اگر”  را برای سناریوهای مختلف فرایندی انجام داد. به علاوه با استفاده از BPM میتوان نقش واحدهای مختلف را به تفکیک هر فرایند در سازمان تعیین نموده و در صورت لزوم این نقش ها را بهبود بخشید. با شناسایی فرایندها و گسترش رویکرد نگرش فرایندی میتوان سیستم های مکانیزه مورد استفاده در سازمان را بهبود بخشید. از همه مهمتر بستر BPM به اجزاء تکنولوژی هایی مانند پورتال سازمانی مجهز میشود که بدون نیاز به برنامه نویسی بوده و با سرعت و سهولت مناسب، با یکدیگر یکپارچه میشوند.

منظر مدیریت

مدیریت فرایند یعنی اینکه بتوانیم سازمان را از جنبه های مختلف توانمند سازیم. مدیریت یعنی اینکه منابع انسانی و سیستم ها را به تحرک واداشته و فرایندها را در راستای اهداف سازمانی جاری سازیم.
از منظر مدیریت، فرایندها ابزاری جهت دستیابی به موفقیت در کسب و کار میباشند. قبل از ظهور BPM، ایجاد و استقرار این ابزارها موجب پدید آمدن ترکیبی از سیستم های مکانیزه و ابزارهایی شد که بدون در نظر گرفتن فرایندهای اصلی سازمان به رشد خود ادامه میدادند. بعد از روی کار آمدن BPM سازمان ها توانستند این سیستم ها، روش ها، ابزارها و تکنیک های خلق و مدیریت فرایندها را با هم از طریق ابزارهای واسطی مانند پورتال سازمانی یکپارچه کرده و کنترل های ضروری ملموسی را برای هدایت و تنظیم فرایندها ایجاد کنند.
این همان آرزویی است که هر مدیری به دنبال آن است.

نوشته شده در طراحی سایت